Você conhece a Matriz de Responsabilidades RACI?
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Para que os projetos da sua empresa possam ser executados com mais eficiência e organização, gerando os resultados esperados, é imprescindível que cada uma das pessoas envolvidas tenha clareza sobre suas responsabilidades.
Isso significa determinar de forma transparente o papel de cada colaborador durante todo o andamento do projeto. Ou seja, quem faz o quê?
Obviamente, responder essa pergunta pode não ser tão fácil quanto parece, principalmente em projetos com um nível de complexidade mais elevado. E é aí que entra a Matriz de Responsabilidade RACI.
Essa ferramenta permite distribuir e tornar visíveis as tarefas de maneira mais organizada, e, assim, tornar possível extrair o potencial máximo da sua equipe na execução de um projeto.
Para saber mais sobre a Matriz de Responsabilidade RACI, convidamos você a prosseguir a leitura deste conteúdo e encontrar as repostas para perguntas como estas:
- Qual o significado de Matriz RACI?
- O que é Matriz RACI?
- Quais são as funções presentes na Matriz RACI?
- Quais benefícios a matriz RACI pode trazer para o projeto?
- Passo a passo: como elaborar uma Matriz RACI?
- 4 dicas valiosas para obter sucesso com a Matriz RACI
Qual é o significado da sigla RACI?
O significado da Matriz RACI está ligado às quatro palavras cujas iniciais correspondem às letras R, A, C e I.
O acrônimo RACI significa:
- Responsável
- Aprovador
- Consultado
- Informado
Esses são os quatro tipos de responsabilidades que podem ser delegadas durante a execução de um projeto.
Mas o que é Matriz RACI, afinal?
Para além de sua sigla, podemos definir o que é Matriz RACI como uma importante ferramenta de gestão de projetos.
Ela serve para atribuir responsabilidades aos envolvidos de maneira visualmente mais clara, mapeando quem faz o que e quem responde a quem em um projeto.
Com a Matriz de Responsabilidade RACI, consegue-se definir com transparência quem são os responsáveis por fazer determinadas tarefas, quem deve ser consultado para esclarecer dúvidas, quem são as pessoas que aprovam e quem deve ser informado quando as entregas forem finalizadas.
A matriz RACI é muito usada na gestão de projetos, mas existem outras ferramentas para fazer isso. Você conhece o método 5W2H?
Você pode conhecê-lo em detalhes nos artigos do nosso blog. Em um deles você até vai encontrar uma planilha 5W2H prontinha para usar em sua empresa, é só baixar gratuitamente:
- Plano de ação 5W2H: tire seus projetos do papel!
- Como usar a planilha 5W2H para aprofundar o planejamento de projetos
Quais são as funções presentes na Matriz RACI
Para que você entenda melhor como funciona a Matriz RACI, vamos explicar detalhadamente cada uma das quatro responsabilidades presentes nessa ferramenta de gestão.
Responsável (R)
O R é a pessoa Responsável por executar as tarefas específicas que lhes foram atribuídas.
Ele é quem coloca a mão na massa e precisa entregar a sua parte dentro do prazo estipulado.
Aprovador (A)
Já o Aprovador é a pessoa que vai receber as entregas do Responsável e avaliar se o que foi entregue deve ou não ser aprovado.
Quem recebe a responsabilidade de A (Aprovador) na Matriz RACI deve supervisionar o andamento do projeto e, se necessário, sugerir alterações e melhorias.
O ideal é que, para cada etapa do projeto,exista apenas um Aprovador. Isso ajuda a garantir maior agilidade e evita conflitos de autoridade.
No entanto, dependendo do grau de complexidade, pode ser que se faça necessária a presença de mais de um Aprovador.
Por exemplo: a entrega envolve duas áreas de conhecimento diferentes, como marketing e TI. Seria o caso da entrega de uma landing page. Assim, o Aprovador de TI verificaria se as funcionalidades da página estão ok, enquanto o Aprovador de marketing determina se a landing page realmente está atrativa para o público-alvo da empresa, se está seguindo sua identidade visual etc.
Consultado (C)
Quando os Responsáveis apresentam alguma dúvida durante a execução de suas tarefas, eles podem consultar especialistas que vão dar os esclarecimentos necessários.
O Consultado, então, é quem fornece o suporte para que tudo ocorra conforme o previsto.
Informado (I)
Na Matriz RACI, o Informado é a pessoa que não necessariamente atua de forma direta na execução do projeto; no entanto, precisa ser informada sobre o andamento do mesmo.
Por exemplo: o gerente de marketing, no nosso exemplo anterior, pode ser informado do andamento da entrega da landing page, para que possa coordenar outras atividades que dependem desta entrega.
Veja também: Indicadores de gestão de projetos: descubra quais são as 5 métricas que você não pode deixar de acompanhar
Sua empresa tem algum projeto para acelerar vendas? Então confira as dicas:
Quais benefícios a matriz RACI pode trazer para o projeto?
Implementar a Matriz RACI na gestão de projeto pode trazer uma série de benefícios, especialmente se você deseja atribuir responsabilidades de maneira mais ágil e organizada.
Confira abaixo alguns dos principais motivos para aderir a essa ferramenta:
1. Equipes mais alinhadas
A Matriz de Responsabilidades RACI ajuda a manter alinhadas as equipes envolvidas em determinado projeto. Todos os colaboradores sabem o que fazer e o que esperar dos colegas.
2. Aumento da produtividade
Com responsabilidades claramente definidas, aumenta-se a produtividade dos colaboradores. Eles conseguem produzir mais utilizando os recursos disponíveis de forma mais inteligente.
3. Redução de falhas e atrasos nas entregas
Há um melhor cumprimento dos prazos estabelecidos a partir do uso da Matriz RACI. Além disso, consegue diminuir falhas na execução de tarefas, pois as orientações são colocadas com mais clareza.
4. Maior controle sobre os resultados
O gestor consegue ter maior controle sobre os resultados de cada etapa do projeto, podendo ser mais direto na hora de cobrar os colaboradores e dar feedbacks.
Fica mais fácil para ele rastrear as responsabilidades e identificar possíveis problemas que estão impedindo o time de atingir seu potencial máximo.
5. Incentivo ao trabalho em equipe
A Matriz RACI incentiva a colaboração e o trabalho em equipe durante a execução de um projeto.
Mesmo com as responsabilidades bem delimitadas, os colaboradores podem ajudar uns aos outros em suas tarefas.
6. Melhoria na comunicação interna
A Matriz RACI contribui para a diminuição de ruídos na comunicação entre os envolvidos no projeto.
Todos sabem a quem se dirigir para tirar alguma dúvida ou entregar um trabalho. Assim, evitam-se informações desencontradas que podem comprometer seriamente o desempenho da equipe no desenvolvimento das atividades.
7. Diminuição da sobrecarga de trabalho
Essa ferramenta de gestão ajuda a impedir que alguns colaboradores sejam sobrecarregados com tarefas. Há uma melhor distribuição de responsabilidades, o que gera impactos positivos na qualidade das entregas.
8. Maior autonomia para os colaboradores
Os colaboradores passam a ter maior autonomia para desempenhar suas funções, evitando ter que consultar alguém de nível hierárquico superior ao dele para cada pequena decisão.
9. Facilidade para substituir algum colaborador
Se porventura algum colaborador não puder mais se dedicar às tarefas que lhes foram atribuídas no projeto, a substituição fica menos ruidosa.
Como as responsabilidades são bem delimitadas, o colaborador substituto enfrentará pouca ou nenhuma dificuldade para dar continuidade ao trabalho de seu antecessor.
Outra metodologia de gestão de projetos que pode ajudar você, conheça: Metodologia Scrum: 8 etapas para aplicar no setor de vendas
Passo a passo: como elaborar uma Matriz RACI?
Como você pôde conferir até aqui, a Matriz RACI é um importante instrumento de gestão que ajuda a definir e delimitar as responsabilidades de cada colaborador envolvido no desenvolvimento de projetos.
Se você está interessado em descobrir como montar uma Matriz RACI, continue a leitura e confira a seguir um passo a passo descomplicado para implementar essa ferramenta na sua empresa:
Passo 1 – Defina o objetivo do projeto
Nesta primeira etapa de elaboração da Matriz RACI, você precisa estabelecer qual o objetivo final do seu projeto. Ou seja, quais resultados você pretende alcançar ao final dos trabalhos?
Passo 2 – Determine as metas relevantes para o projeto
As metas são as pequenas conquistas que vão te deixar mais próximo de alcançar o objetivo maior do projeto, ao guiar as decisões sobre o que é prioridade ou não na gestão do projeto.
Passo 3 – Especifique as tarefas a serem executadas
Coloque na ponta do lápis todas as tarefas que deverão ser executadas para que o projeto possa ser concluído, com detalhes sobre processos envolvidos, responsáveis e prazos.
Passo 4 – Liste todos os colaboradores envolvidos no projeto
Nesta etapa, precisa listar quem serão as pessoas envolvidas no projeto. Faça isso já pensando quem serão os Responsáveis, Aprovadores, Consultores e Informados.
Em vez de pessoas, você também tem a opção de definir equipes ou departamentos. Isso vai depender das características do seu projeto.
Passo 5 – Desenhe e preencha a Matriz RACI
O quinto passo de como preencher Matriz RACI consiste em fazer o desenho de uma tabela.
Nas colunas, você deverá listar as tarefas que vão compor o projeto. Nas linhas, coloque o nome dos colaboradores envolvidos na execução desse projeto.
Nas interseções entre o nome de cada envolvido e de cada tarefa, marque R, A, C ou I para indicar as responsabilidades.
4 dicas valiosas para obter sucesso com a Matriz RACI
Agora que você já aprendeu como elaborar uma Matriz RACI na prática, separamos aqui algumas dicas valiosas para que você possa aproveitar melhor essa ferramenta e ser bem sucedido ao utilizá-la em seus projetos.
- Pelo menos um dos envolvidos no projeto deve ser atribuído como Responsável;
- Atribua um Responsável para cada tarefa. Mais que isso pode gerar processos paralelos e tarefas duplicadas, o que compromete a produtividade.
- Evite marcar mais um colaborador como Aprovador para uma mesma tarefa, pois isso pode gerar conflitos interno e atrasar o andamento do projeto;
- Considere as competências e a experiência de cada um dos envolvidos na hora de definir as responsabilidades.
Veja mais: Como gerenciar um projeto: 4 dicas para melhorar os processos da empresa
Se você quer saber mais sobre a matriz RACI porque está montando um plano de ação de vendas externas, temos um material que pode ajudar você, confira:
Conclusão: a Matriz RACI ajuda a definir responsabilidades em um projeto de forma ágil e intuitiva
E então, conseguiu entender o que é e como funciona a Matriz RACI? Ficou claro como você pode implementar essa ferramenta na sua empresa?
Neste artigo, você descobriu que a Matriz de Responsabilidades RACI ajuda a definir quem faz o quê em um projeto, garantindo maior clareza e organização na hora de atribuir tarefas.
Faça uso desse importante instrumento de gestão de processos e obtenha um melhor desempenho no desenvolvimento de projetos da sua empresa, aumentando a produtividade das equipes.
Saiba mais: Como integrar vendas e gestão de projetos com o Agendor e o Runrun.it
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