Muito se fala sobre produtividade e alta performance. Essas pautas trouxeram diversas maneiras de gerenciar o tempo e priorizar atividades para alcançar mais resultados. Uma delas que se difundiu bastante, sobretudo com o crescimento do trabalho remoto foi a técnica Pomodoro.
Principais aprendizados deste artigo:
- O método pomodoro serve para dividir a carga horária e pode ser útil para aumentar a produtividade no trabalho.
- A técnica ajuda a organizar as tarefas por fazer e melhora o uso do tempo, muito indicada para equipes que visam aumentar a eficiência operacional.
- Existem muitas técnicas que ajudam a ser mais produtivo e organizar a rotina de trabalho. Além do Método Pomodoro, podemos citar o GTD – Getting Things Done e o Kanban.
- Também é muito importante para cuidar da saúde emocional dos colaboradores, pois facilita a autogestão, minimiza a necessidade de intervenções e estimula tirar um tempo para respirar em meio a rotina.
- Além de atender a demanda, aumentar a produtividade reduz o estresse e ajuda a conquistar mais clientes. Saiba mais no guia: como ser mais produtivo e eficiente nas vendas!
A metodologia é uma alternativa interessante para estudantes e profissionais de diversas áreas, inclusive os que atuam com vendas, permitindo organizar as tarefas e criar um plano de ação que ajuda a manter o foco.
Nesse post vamos mostrar o que é o método Pomodoro, como funciona, como adaptá-lo na rotina de trabalho e quais vantagens pode obter com essa iniciativa.
Nosso objetivo é explicar que é possível fugir das distrações de uma maneira saudável, cumprindo suas responsabilidades e atendendo toda a demanda que tiver com tempo de sobra, de uma maneira simples e prática.
Esta técnica propõe que suas atividades sejam divididas em períodos de tempo altamente focados, separados por pequenos intervalos de descanso.
Assim, alternando entre concentração e um pouco de distração, o método Pomodoro permite maior controle do seu tempo e alto rendimento em qualquer tarefa, sem ocasionar um esgotamento mental ao final do dia.
Pronto para conhecer mais sobre o método Pomodoro no trabalho e aumentar sua produtividade?
Então continue a leitura!
O que é o método Pomodoro?
O método Pomodoro foi criado pelo italiano Francesco Cirillo, na década de 1980. Ainda universitário e buscando formas de produzir mais em menos tempo, ele se propôs a permanecer focado por apenas 10 minutos. Para marcar a passagem de tempo, usou um simples cronômetro que encontrou em sua cozinha.
Curiosamente, o cronômetro possuía a forma de um tomate, que em italiano se chama Pomodoro! Assim nasceu uma das técnicas de gerenciamento de tempo mais utilizadas no mundo: o método Pomodoro.
Empolgado pelos resultados positivos do método que criou, Francesco Cirillo até escreveu um livro explicando como aplicar o método Pomodoro no trabalho, nos estudos, nas atividades domésticas e no gerenciamento de equipes.
A premissa da técnica Pomodoro consiste em dividir a carga horária em turnos com duração determinada, nos quais você deve manter total concentração. Essas etapas de foco então são separadas por pequenas pausas, intervalos que servem para descansar brevemente a mente e o corpo.
Assim, o expediente se torna menos maçante, mais organizado e, consequentemente, mais produtivo.
As etapas de maior concentração tem uma duração média de 25 minutos. Para garantir bom rendimento, sem causar esgotamento mental, na sequência você deve fazer uma pequena pausa, de apenas cinco minutos.
Para que o método traga resultados, é essencial que se comprometa com o propósito de cada etapa. Durante a fase de foco, tente se blindar de todas as distrações, evitando ao máximo qualquer tipo de notificação e controlando aquela vontade de checar os e-mails com uma frequência desnecessária.
O mesmo vale para os momentos de pausa. Eles precisam ser igualmente respeitados, afinal, eles se somam e são necessários para que se possa retomar sua energia e reorientar sua atenção.
Como funciona o método Pomodoro?
O método funciona em ciclos formados por um período de concentração total e um intervalo curto, combinação que corresponde a um pomodoro. A duração do tempo de foco costuma ter em torno de 25 minutos, seguidos de uma pausa rápida de cinco minutos. Para evitar sobrecargas, a cada quatro pomodoros é recomendado fazer um intervalo longo, de 15 a 30 minutos.
Na maioria dos casos, o tempo de duração das etapas da técnica Pomodoro podem ser ajustadas para assegurar a produtividade e o conforto. Isso evita que as pausas interrompam a execução das tarefas em fases cruciais, para não perder a continuidade e extrair o seu melhor.
Dessa forma, o “seu” pomodoro pode ser formado por 30 minutos de foco mais 5 minutos de pausa, por exemplo. Apenas tome cuidado para não exagerar na dose e estender demais esses períodos, pois isso pode inutilizar a prática.
Outro dado que pode ajudá-lo a definir a extensão dos intervalos são as tarefas que pretende executar. Por exemplo, se uma das suas demandas é coletar e analisar o desempenho individual dos vendedores, trabalho que precisa de duas horas para ser concluído, fazer quatro pomodoros de 25+5 minutos é perfeito para concluir a demanda e encaixar uma pausa longa na sequência.
Assim você faz o que precisa, sem perder a linha de raciocínio e sem ficar exausto no fim das contas.
Por que usar técnicas de produtividade como o Pomodoro?
Usar a técnica Pomodoro para ter produtividade e bom desempenho no trabalho ou nos estudos é uma maneira de controlar o estresse e gerir melhor o tempo. Esse tipo de metodologia funciona como uma ferramenta para evitar distrações, ter mais foco e enfrentar a demanda com clareza.
E o método não é o único que pode ser útil nessa empreitada. Muitas empresas estão implementando o Kanban nas vendas, sistema de cartões que ajuda a organizar as demandas disponíveis, as que estão em execução e as que foram concluídas.
Também existe o fluxograma GTD, sigla para Getting Things Done, que pode ser traduzido livremente como “fazer as coisas”, no sentido de pôr a mão na massa e concluir tarefas em aberto.
Independentemente de qual delas empregar na sua rotina, o importante é contar com uma ferramenta adaptável e que te dá confiança. Grande parte do valor agregado pelo método Pomodoro no trabalho está no alívio que traz para a mente, dando fôlego e ânimo para enfrentar os desafios do dia a dia.
Quer aprender novas maneiras de organizar a rotina de vendas da sua equipe? Confira o infográfico:
Como implementar o método Pomodoro de trabalho?
Para colocar o método Pomodoro em prática no seu trabalho, você deve:
- listar as tarefas a fazer naquele dia;
- estabelecer a quantidade de pomodoros necessários para concluir cada tarefa;
- usar ferramentas para medir o tempo e organizar a rotina.
1. Liste as tarefas que deverão ser realizadas no dia
Analise sua rotina e todas as atividades do seu cargo. O que precisa ser feito no dia?
Liste as tarefas de um jeito simples e objetivo, por exemplo:
- ligações de follow-up para clientes;
- análise de indicadores;
- reunião de alinhamento com a equipe;
- envio de proposta;
- checagem e retorno de e-mails.
Se você estiver trabalhando com grandes projetos ou tarefas muito complexas, experimente desmembrar em pequenas atividades para conseguir aplicar o método Pomodoro. Assim, você pode acompanhar o progresso da sua produtividade de maneira mais clara.
Este artigo pode ser interessante para você: Como conseguir produtividade em vendas
2. Defina uma quantidade de pomodoros para cada tarefa
Para aplicar o método Pomodoro no trabalho de forma assertiva, é preciso ser bem realista nesta etapa.
Depois de listar suas atividades, defina a quantidade de pomodoros necessários para realizar cada tarefa. Na dúvida, insira um pomodoro a mais em determinada atividade. Ao se habituar com a técnica ao longo do tempo, você terá mais segurança ao definir os pomodoros e construirá uma rotina de trabalho ainda mais produtiva.
Portanto, agora você pode elaborar a seguinte lista, por exemplo:
- Ligações de follow-up para clientes: 4 pomodoros;
- Análise de indicadores: 3 pomodoros;
- Reunião de alinhamento com a equipe: 3 pomodoros;
- Envio de proposta: 2 pomodoros;
- Checagem e retorno de e-mail: 1 pomodoro.
3. Se precisar, conte com a ajuda da tecnologia!
Você pode utilizar algumas ferramentas gratuitas na internet para aplicar o método Pomodoro no trabalho.
Existem alguns aplicativos gratuitos que podem ser baixados tanto no desktop, quanto em dispositivo móvel. Estes são os principais:
Dessa forma, fica mais fácil engatar a primeira, dar um start e mandar bala em suas atividades!
Leia também: Melhore a produtividade nas vendas da sua equipe em 5 passos
Vantagens do método Pomodoro no trabalho
A lista de benefícios que se tem ao aplicar o método Pomodoro no trabalho é longa! Afinal, planejamento, gerenciamento de tempo e foco soam como o combo perfeito para atingir o sucesso, não é mesmo?
Veja algumas vantagens:
1. Seu tempo se torna mais valioso
Compreendendo quanto é necessário para realizar cada tarefa, é possível aproveitar ao máximo seu precioso tempo. Cumprir prazos fica mais fácil dessa forma, pois você tem uma visão clara do quanto deverá se dedicar em cada demanda.
2. Mais domínio sobre sua capacidade de produção
A cada pomodoro aplicado, você conhecerá ainda mais sua capacidade de produção, construirá um planejamento realista e conseguirá assumir mais responsabilidades. O processo é flexível e estimulante, servindo como um treino para o seu cérebro.
3. Aumenta sua produtividade
Ao aplicar o método Pomodoro no trabalho, você vai começar a reparar em como é gratificante concluir um ciclo de Pomodoro!
E o melhor: com a ajuda das pequenas pausas, você sentirá que foi um processo leve e, ao mesmo tempo, de muito rendimento!
Isso te motivará a continuar aplicando a técnica na sua rotina, promovendo ainda mais sua produtividade.
4. Diminui cansaço físico e mental
Esta é uma técnica de gerenciamento de tempo que respeita a necessidade do cérebro de descansar um pouco, o que garante que, ao final dos pomodoros, você não estará tão cansado quanto estaria se passasse uma hora na mesma posição, olhando para a mesma tela, fazendo a mesma coisa.
Veja também: Conselhos dos especialistas de vendas para aumentar a sua produtividade
Sabia que você pode ensinar o pomodoro para os membros da sua equipe? Essa capacitação estimula a autogestão e combate um dos vilões da rotina moderna de trabalho: o microgerenciamento.
Veja como ele pode prejudicar a produtividade dos seus colaboradores no infográfico a seguir:
Seja mais produtivo e venda mais
A beleza do método Pomodoro no trabalho está em sua simplicidade! E o melhor: a técnica respeita o ritmo de cada pessoa, já que é a mesma quem define quanto tempo será necessário para concluir cada atividade.
Ainda nesse contexto, é válido apontar que existem muitas outras técnicas que ajudam a organizar melhor o seu tempo e aproveitar ao máximo as oportunidades de negócio criadas. Um vendedor empenhado e dedicado tem mais chances de criar laços fortes com o clientes, melhorando a experiência de compra e alcançando maiores taxas de fidelização.
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