Muito se fala sobre produtividade e alta performance. Essas pautas trouxeram diversas maneiras de gerenciar o tempo e priorizar atividades para alcançar mais resultados.
No entanto, muitas dessas técnicas podem ser confusas e pouco práticas. Assim, muitas pessoas param de aplicá-las e voltam à questão central: “como manter o foco em minhas tarefas?”
Mas afinal, é possível fugir das distrações de uma maneira saudável, e executar suas atividades e compromissos com tempo de sobra, de uma maneira simples e prática?
Sim! Para isso, que tal utilizar o método Pomodoro no trabalho ou em outras atividades para fazer uma melhor gestão do seu tempo?
Esta técnica propõe que suas atividades sejam divididas em períodos de tempo altamente focados, separados por pequenos intervalos de descanso. Assim, alternando entre concentração e um pouco de distração, o método Pomodoro permite maior controle do seu tempo e alto rendimento em qualquer tarefa, sem ocasionar um esgotamento mental ao final do dia.
Pronto para conhecer mais sobre o método Pomodoro no trabalho e aumentar sua produtividade? Então continue a leitura!
O que é o método Pomodoro no trabalho?
O método Pomodoro foi criado pelo italiano Francesco Cirillo na década de 1980. Ainda universitário e buscando formas de produzir mais em menos tempo, Cirillo se propôs a permanecer focado por apenas 10 minutos. Para isso, utilizou um cronômetro de cozinha para marcar o tempo.
Curiosamente, seu cronômetro de cozinha era em forma de tomate. E, olha só: tomate, em italiano, é pomodoro! Assim nasceu uma das técnicas de gerenciamento de tempo mais utilizadas no mundo: o método Pomodoro.
Empolgado pelos resultados positivos do método que criou, Francesco Cirillo até escreveu um livro explicando como aplicar o método Pomodoro no trabalho, nas atividades domésticas e no gerenciamento de equipes.
A premissa do método Pomodoro no trabalho é dividir sua carga horária em partes de maior concentração, separadas por pequenas pausas para descanso. Assim, o expediente se torna menos maçante, mais organizado, e mais produtivo.
As partes de maior concentração tem uma duração de 25 minutos. E para garantir o rendimento sem ocasionar em um esgotamento mental, a cada 25 minutos de foco total, são feitos cinco minutos de pausa.
Para que não haja distrações, é preciso se comprometer em se concentrar somente em uma atividade durante a aplicação do método Pomodoro, evitar ao máximo qualquer tipo de notificação e controlar aquela vontade de checar os e-mails pela décima vez na mesma hora, combinado?
O mesmo vale para os momentos de pausa. Eles precisam ser igualmente respeitados, afinal, eles se somam e são necessários para que se possa retomar sua energia e reorientar sua atenção.
Como funciona o método Pomodoro no trabalho?
Aplicar o método Pomodoro no trabalho é muito fácil! Acompanhe:
Temos um período de foco total de 25 minutos para um intervalo de cinco minutos, certo?
Cada ciclo completo (período de foco total + intervalo) é o equivalente a 1 pomodoro.
Quando são completados 4 pomodoros, é preciso fazer um intervalo mais longo de até 30 minutos. Depois disso, basta iniciar um novo ciclo de pomodoros.
Veja este infográfico da Siteware:
Agora, entenda como gerenciar seu tempo e suas atividades no trabalho em 3 passos simples:
1. Liste as tarefas que deverão ser realizadas no dia
Analise sua rotina e todas as atividades do seu cargo. O que precisa ser feito no dia?
Liste as tarefas de um jeito simples e objetivo, por exemplo:
- ligações de follow-up para clientes;
- análise de indicadores;
- reunião de alinhamento com a equipe;
- envio de proposta;
- checagem e retorno de e-mails.
Se você estiver trabalhando com grandes projetos ou tarefas muito complexas, experimente desmembrar em pequenas atividades para conseguir aplicar o método Pomodoro. Assim, você pode acompanhar o progresso da sua produtividade de maneira mais clara.
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2. Defina uma quantidade de pomodoros para cada tarefa
Para aplicar o método Pomodoro no trabalho de forma assertiva, é preciso ser bem realista nesta etapa.
Depois de listar suas atividades, defina a quantidade de pomodoros necessários para realizar cada tarefa. Na dúvida, insira um pomodoro a mais em determinada atividade. Ao se habituar com a técnica ao longo do tempo, você terá mais segurança ao definir os pomodoros e construirá uma rotina de trabalho ainda mais produtiva.
Portanto, agora você pode elaborar a seguinte lista, por exemplo:
- Ligações de follow-up para clientes: 4 pomodoros;
- Análise de indicadores: 3 pomodoros;
- Reunião de alinhamento com a equipe: 3 pomodoros;
- Envio de proposta: 2 pomodoros;
- Checagem e retorno de e-mail: 1 pomodoro.
3. Se precisar, conte com a ajuda da tecnologia!
Você pode utilizar algumas ferramentas gratuitas na internet para aplicar o método Pomodoro no trabalho.
Existem alguns aplicativos gratuitos que podem ser baixados tanto no desktop, quanto em dispositivo móvel. Estes são os principais:
Dessa forma, fica mais fácil engatar a primeira, dar um start e mandar bala em suas atividades!
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Vantagens do método Pomodoro no trabalho
A lista de benefícios que se tem ao aplicar o método Pomodoro no trabalho é longa! Afinal, planejamento, gerenciamento de tempo e foco soam como o combo perfeito para atingir o sucesso, não é mesmo?
Veja algumas vantagens:
1. Seu tempo se torna mais valioso
Compreendendo quanto é necessário para realizar cada tarefa, é possível aproveitar ao máximo seu precioso tempo. Cumprir prazos nunca foi tão fácil quanto agora.
2. Mais domínio sobre sua capacidade de produção
A cada pomodoro aplicado, você conhecerá ainda mais sua capacidade de produção, construirá um planejamento realista e conseguirá assumir mais responsabilidades.
3. Aumenta sua produtividade
Ao aplicar o método Pomodoro no trabalho, você vai começar a reparar em como é gratificante concluir um ciclo de Pomodoro!
E o melhor: com a ajuda das pequenas pausas, você sentirá que foi um processo leve e, ao mesmo tempo, de muito rendimento!
Isso te motivará a continuar aplicando a técnica na sua rotina, promovendo ainda mais sua produtividade.
4. Diminui cansaço físico e mental
Esta é uma técnica de gerenciamento de tempo que respeita a necessidade do cérebro de descansar um pouco, o que garante que, ao final dos pomodoros, você não estará tão cansado quanto estaria se passasse uma hora na mesma posição, olhando para a mesma tela, fazendo a mesma coisa.
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É a liderança de um time? Então saiba que o microgerenciamento pode ser o inimigo da sua produtividade!
Compartilhe com sua equipe!
A beleza do método Pomodoro no trabalho está em sua simplicidade! E o melhor: a técnica respeita o ritmo de cada pessoa, já que é a mesma quem define quanto tempo será necessário para concluir cada atividade.
Em projetos maiores, é possível desmembrar os resultados em tarefas e delegá-las para os membros da sua equipe. Depois disso, faça uma reunião individual com cada colaborador para construir um planejamento utilizando os pomodoros e garantir a produtividade do time, e o atingimento das metas desejadas.
Esta é uma maneira excelente de aprimorar sua liderança e acompanhar o desempenho da sua equipe.
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