Existe um leque de métodos para o gerenciamento ágil de projetos. Mas, dentro do mundo de vendas, sabemos que algumas metodologias já ultrapassaram barreiras em questão de popularidade. Se você está pensando em uma metodologia ágil para otimizar área comercial, certamente há uma em particular que deve ser considerada. Estamos falando da metodologia Scrum!
Neste post, você encontrará 8 etapas ensinando o funcionamento descomplicado e flexível do Scrum. Continue a leitura.
O que é metodologia Scrum?
Scrum é uma metodologia que permite a gestão ágil de projetos a partir de conceitos, práticas e ferramentas. Essa metodologia torna o desenvolvimento dos projetos mais flexível e ágil.
A popularidade e a alta aderência ao Scrum deve-se à incomparável facilidade de compreensão e aplicação aos projetos. Além disso, o Scrum é conhecido por ser o melhor em facilitar mudanças, pois possibilita rápidas alterações no escopo.
Mas como isso acontece na prática? No Scrum, a divisão do trabalho para desenvolver um projeto é feita por meio de sprints. As sprints são pequenos ciclos de trabalho (de 2 a 6 semanas) e servem para entregar partes menores de um projeto final.
Portanto, esta metodologia permite entregar “pedaços” do projeto até que ele esteja completo. Também permite que o projeto final seja otimizado e mude conforme as necessidades e demandas da organização.
Por isso, podemos dizer que o Scrum tem a característica de permitir que o escopo do projeto seja planejado aos poucos conforme novas informações são conhecidas, enquanto o que já foi feito é entregue, testado e colocado em funcionamento.
Os fatores citados acima colaboram para que as práticas do Scrum sejam adaptadas ao contexto de cada organização!
Veja como a metodologia Scrum pode ser utilizada no setor de vendas.
Por que utilizar o Scrum no setor de vendas?
Os processos de vendas são baseados em premissas, probabilidades e estudos de mercado. Quando os processos são iniciados, as etapas relacionadas ao funil de vendas são postas em prática. Depois disso, só nos resta seguir o escopo e analisar os resultados!
É neste momento que descobrimos se as premissas e visões iniciais estavam corretas, pois em todo momento há o risco de o planejamento dar certo ou não. Não temos como saber antes de colocar em prática, não é?
Observando este funcionamento das vendas, é perceptível a necessidade de interações e feedbacks constantes. Só assim é possível alterar o discurso e as estratégias para que elas se adequem ao público e gerem bons resultados.
É exatamente por isso que utilizar a metodologia Scrum pode ser o divisor de águas para o setor de vendas!
Principalmente por funcionar com reuniões semanais para averiguar os resultados e promover espaço para otimização do processo, além de o colaborador conseguir repassar fatores que atrapalham seu trabalho ao gestor.
Antes de qualquer coisa, como já dissemos anteriormente, a lógica do Scrum é realizar projetos agilmente. Por isso, seu modelo de vendas deve estar adequado ao mundo Agile.
Entenda melhor o que é uma metodologia ágil:
8 etapas para gerenciar o setor de vendas com o Scrum
Mostraremos como gerenciar seus projetos no setor de vendas utilizando o Scrum nas 8 etapas a seguir:
1. Elabore uma lista com tudo o que você e sua equipe precisam fazer
No scrum, sua lista se chamará “backlog”. Você pode fazer a lista ao olhar para os objetivos que precisa alcançar com os projetos, assim, é possível visualizar todas as tarefas necessárias.
Não esqueça que as tarefas devem focar em pedaços menores que visam um projeto final. Imagine que o objetivo é fazer um avião de papel, você deve determinar as tarefas considerando cada pequena parte do que precisa ser efetuado. Por exemplo:
- Escolher as cores do avião e dos papéis;
- Pesquisar o melhor lugar para comprar papel de qualidade;
- Considerar os modelos de aviões de papel em cores diferentes;
- Escolher um modelo de avião.
E assim por diante. Fazendo essa lista detalhada, a visualização amplia-se para: a identificação do que é preciso fazer primeiro, suas prioridades, o que não pode faltar, o tempo que você precisará usar etc.
Além disso, é possível melhorar a transparência da área, para que todos da equipe trabalhem alinhados e possam adicionar novas tarefas conforme surjam necessidades.
2. Crie um quadro de tarefas para relacionar todas as coisas que você realizará nas próximas duas (ou mais) semanas. Na metodologia Scrum, esse período é chamado de “sprint”
No Scrum, trabalhamos em “sprints” ou “iterações” de duas a seis semanas (depende do projeto). A partir de um quadro de tarefas, onde você colocará cada pequena parte de todos os objetivos, existe a distribuição das atividades para o backlog. Então, a cada período escolhido, essas tarefas são divididas entre os colaboradores.
O objetivo da sprint é a valorização do trabalho por tempo. Assim, você sabe exatamente o que sua equipe pode alcançar naquele período e antes de cruzar uma determinada linha temporal.
3. Mude os objetivos de sua lista de pendências para o quadro de tarefas. Isso é chamado de “planejamento de sprint”
Equilibre ambição e a realidade ao determinar o que a sua equipe pode entregar em uma sprint.
Ao fazer uma lista com tudo o que você e a equipe precisam fazer, chamada de backlog, é possível uma visualização plena das tarefas de todos os colaboradores.
Tenha ao alcance quantos backlogs tiver para analisar. Com o backlog em mãos, é mais fácil decidir no que você e a equipe precisam focar em cada sprint.
Essa decisão é sobre as diferentes áreas de foco, que precisam ser trabalhadas para um objetivo comum. Naturalmente, o foco precisa estar em áreas diferentes durante o ciclo do objetivo, por isso, é importante adotar esse hábito.
As diversas áreas de foco são chamadas de “epic” ou “épico”, no scrum.
4. Priorize as tarefas para sua próxima sprint
A sprint tem o objetivo de estabelecer um senso de urgência. As tarefas são distribuídas conforme uma estimativa em alcançar tudo que puder antes do período até a próxima sprint. Porém, essa é apenas uma estimativa.
O gerenciamento ágil de projetos favorece a categorização de tarefas de acordo com quatro prioridades: crítica, alta, média e baixa. Mas, os planos podem mudar e as tarefas podem demorar mais do que se estimou. Isso nos mostra que a equipe pode não completar todas as tarefas até a próxima sprint.
Ter a prioridade claramente marcada ajuda na identificação do que trabalhar primeiro e de onde colocar as tarefas de baixa prioridade.
5. Estime quanto tempo levará cada tarefa
Antes de iniciar qualquer tarefa, marque o tempo que leva para concluir o processo. Enquanto passa por isso, pense na complexidade do trabalho e nas incertezas que surgem ao efetuar a tarefa.
Essa metodologia requer prática e tempo. Entretanto, quanto mais você souber sobre isso, melhor conseguirá estimar a conclusão das tarefas da equipe.
Para conseguir ajuda nesse quesito, acompanhar o andamento das atividades dos colaboradores através de uma boa comunicação pode ajudar muito.
No scrum, esse esforço geral é chamado de “story point” ou “ponto da história”
6. Conforme a sprint passa, comunique-se com sua equipe e atualize-os sobre a situação
O Scrum não é fechado para atrasos e mudanças inesperadas. Por isso, qualquer questão que impeça ou atrase uma tarefa é facilmente detectada para que a equipe fique ciente.
Caso você utilize um software que ajuda no gerenciamento com Scrum, há recursos que auxiliam na comunicação com o time, como fóruns, comentários em atividades e envio de notificações para os membros da equipe.
7. Revise e analise o que funcionou e o que não funcionou
Esta etapa é para os colaboradores marcarem suas tarefas como concluídas, em aprovação, em andamento ou alguma outra variação.
Assim, todos da equipe ficam cientes de com quem a demanda está e conseguem acompanhar seu andamento em tempo real. No final da sprint, todos veem as tarefas marcadas como concluídas e juntos abrem possibilidades de solucionar os problemas que ocorreram.
Os erros são comuns e o gerenciamento ágil de projetos valoriza o aprendizado com eles. Com os erros anteriores, o fluxo de trabalho da equipe pode evoluir constantemente.
Quando a sprint acaba, é hora de reunir a equipe para comemorar ou discutir tudo o que deu certo e o que não deu. O Scrum chama isso de “retrospection” ou “retrospecção”.
Não deixe de considerar o impacto da metodologia Scrum nos diferentes indicadores de vendas que monitora em sua gestão. Conheça alguns dos principais:
8. Armazene a sprint concluída e comece uma nova
Armazenar as sprints passadas é importante! O armazenamento permite o registro de tudo que foi concluído. Com isso, você pode consultar as tarefas de sprints anteriores para trazer até a atual sempre que necessário.
Este fator dá liberdade para que você atualize projetos já entregues ou otimize conforme as mudanças do mercado.
No scrum, as mudanças são muito facilitadas. Você pode enterrar, desenterrar e trazer à vida as atividades quantas vezes quiser. Terminou a sprint? Finalize, armazene e comece outra.
Depois de tudo que vimos juntos, você já consegue sentir um pouco do poder que o Scrum pode colocar nas mãos do setor de vendas, certo?
Para finalizar, você não pode deixar de saber que existem alguns softwares que apoiam e disponibilizam ferramentas com o formato ideal para metodologias ágeis como o Scrum.
Essas ferramentas facilitam a criação de backlogs e o controle das sprints, além de outros recursos que deixam as etapas anteriores muito fáceis na prática.
Este artigo foi escrito pela equipe de especialistas do Artia, um software de gestão de projetos, tarefas e equipes. Nós possuímos todas as ferramentas necessárias para aumentar a produtividade em um único lugar.
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