A tecnologia da informação, mais do que nunca, é uma das grandes aliadas no gerenciamento empresarial.

Nunca antes foi tão fácil conhecer os mercados, os clientes e suas necessidades, comandar a força de vendas utilizando sistemas de CRM, gerenciar estoques, usar softwares de workflow, controlar a linha de produção, a logística, programar o financeiro empresarial e todas as demais atividades de uma empresa.

E tudo isso graças às tecnologias de acesso remoto, à compatibilidade de acesso por dispositivos móveis e a computação em nuvem.

Mostre para sua diretoria para que serve o CRM

Mostre para sua diretoria para que serve o CRM

Recentemente, publicamos um post em nosso blog sobre este assunto: ERP ou CRM: qual deles sua empresa precisa no momento?

Confirmando esta tendência, dados publicados em um estudo das Harvard Business Review indicam que cada vez mais as empresas investem em TI para potencializar seus negócios:

  • 67% dos departamentos de marketing planejam aumentar seus gastos em atividades relacionadas à tecnologia nos próximos dois anos.
  • 61% estão aumentando os gastos de capital em tecnologia
  • 65% estão aumentando recursos para prestadores de serviços que oferecem produtos relacionados à tecnologia

O que é CRM e para que serve

Segundo este artigo, em 2017, os executivos chefes de marketing de uma empresa passarão mais tempo trabalhando em dados e tecnologia do que seus correspondentes nos cargos de TI.

Confira estes trechos retirados da matéria:

“CEOs afirmam que o marketing digital é, no momento, o investimento mais importante que uma empresa pode fazer. […] Existem atualmente mais de mil fornecedores de softwares de marketing no mundo todo oferecendo produtos que variam desde grandes plataformas para CRM, […] a aplicativos voltados para o cliente”

Neste contexto, não há como negar a importância de se mostrar categoricamente o que é e para que serve o CRM na gestão moderna – e lucrativa! – dos negócios.

E se você está procurando uma maneira de fazer isso de forma ágil e prática, saiba que chegou ao lugar certo!

Preparamos um guia para mostrar à sua diretoria e CEO para que serve um CRM e como ele vai trazer enormes vantagens para sua empresa.

Os 7 passos para mostrar o que é CRM e para que ele serve em uma grande empresa

Dentre os fatores mais citados pelos CEOs e diretores, está a preocupação com a segurança.

Vamos tratar deste e de outros fatores importantes que vão ajudar a convencer o board de sua empresa que sem um sistema de CRM a gestão de marketing e vendas será extremamente prejudicada.

1- Comece com um storytelling

Uma das mais poderosas maneiras de criar rapport e chamar a atenção das pessoas durante uma apresentação é começar contando uma história envolvente, com a qual as pessoas se identifiquem.

Você pode contar uma história como esta que vamos apresentar, como se estivesse contando um “causo”, sem mencionar se é verídico ou não (depois você esclarece que se trata de um exemplo).

Confira a história:

Seu amigo, Edilson Moreira, é gerente comercial de uma empresa familiar do ramo de higiene pessoal, uma marca própria para classe C. São 3 plantas no interior de São Paulo, produzindo shampoos, sabonetes, perfumes e outros produtos semelhantes.

O patriarca – e dono do negócio – por se tratar de uma pessoa de certa idade, não confia em meios digitais de gerenciamento e colaboração, acha muito inseguro, e não usa nenhum sistema informatizado de gestão de sua força de vendas ou do relacionamento com os clientes, preferindo usar anotações em papeis e agendas.

Perceba como já se desenha um cenário de desastre e o pessoal da diretoria deve estar já comentando: – Que absurdo! Que cara atrasado!

Mais adiante, você fará o link com todas as vantagens do CRM na empresa, mas vamos continuar o “suspense”.

Muito bem, por mais que o Edilson insista pela informatização, “Seu Fagundes”, o dono da empresa, exige que tudo seja feito em fichários e pastas de arquivo físico.

Aconteceu que o Edilson tirou férias de 15 dias, foi para o exterior, e na sua ausência, um dos filhos do dono assumiu sua função.

Resultado: sem a supervisão atenta do Edilson, ninguém conseguiu entender aqueles arquivos em papel, planilhas feitas a mão etc., e o controle das vendas e das negociações virou uma bagunça.

Vários pedidos foram entregues errados, descontos que haviam sido combinados foram ignorados, sem falar em várias reuniões com clientes em que ninguém apareceu. Gerou atrito com vários deles, e quase se perdeu um cliente. 

Bom, depois que a diretoria começar a criticar a atitude do dono dessa empresa, tente fazer a conexão com a ideia de que, dá mesma maneira que não usar as facilidades do banco eletrônico pode ser ruim para uma empresa, achar que um sistema CRM pode ser inseguro é coisa do passado.

Seja cuidadoso e educado, claro!

Depois dessa história, entre com alguns fatos reais sobre a segurança dos sistemas CRM.

Mas, se quiser dar uma melhorada nessa história, ou criar a sua própria, confira este infográfico:

 2- Mostre como é seguro

Se sua empresa não usa um sistema de CRM, o que ela usa então? Planilhas Excel salvas em computadores e trocas constantes de e-mails? Impossível que tudo ainda seja feita a mão, com agendas e folhas de “papel almaço”!

Planilhas podem ser compartilhadas com as pessoas erradas a qualquer momento, aliás, até com mais facilidade que acessar um sistema de CRM, que conta com a segurança de um login e senha e é baseado em um servidor a cargo de uma empresa especializada.

E é importante lembrar uma coisa: as informações do CRM estão seguras, mas devem ser compartilhadas! Afinal, para que serve um CRM, se não para compartilhar as informações certas com as pessoas certas?

A diferença está exatamente neste ponto: ele foi criado para compartilhar informações estratégicas de forma segura, diferentemente de planilhas em e-mails e mesmo de laptops e pen drives.

Existem vários casos reportados de dados sigilosos que foram comprometidos quando um executivo teve seu laptop roubado ou perdeu um pen drive.

Com um sistema CRM, isso não acontece, pois ele tem diversos dispositivos e práticas de segurança à sua disposição. Confira alguns deles.

Como um bom CRM mantém os dados seguros:
  • Cada empresa tem seu próprio ambiente virtual e um banco de dados exclusivo
  • São feitos backups diariamente, tanto pelo fornecedor do CRM SaaS quanto pela empresa de infraestrutura
  • Há diversos acessos para a alimentação de energia elétrica, além de geradores em redundância
  • Acesso restrito mediante sensores biométricos
  • Instalações do servidor protegidas por equipes de segurança e câmeras
  • Possibilidade de gerenciamento remoto do hardware via interface
  • Ambiente climatizado e controle de umidade
  • Segurança inteligente e automatizada contra incêndios

É importante lembrar também que empresas especializadas na infraestrutura e gestão de dados seguem padrões internacionais em seus procedimentos, além de rígidos protocolos de segurança, o que as torna muita mais eficientes na prevenção de incidentes do que a esmagadora maioria das empresas convencionais.

3- Fale sobre empresas que já usam com sucesso

Quem nunca ouviu falar da Embraer, uma das maiores fabricantes de aeronaves do mundo, inclusive militares?

Uma empresa como essa tem razões de sobra para se preocupar com a segurança de sua informação, principalmente sobre clientes e negociações.

E por acaso a Embraer não usa um CRM? Sim, é claro que usa!

E este é apenas um exemplo.

Aqui no Agendor podemos citar várias empresas que usam um CRM SaaS, acessado remotamente pela nuvem, com grande sucesso.

É o caso da Celero, por exemplo, uma empresa de consultoria empresarial com faturamento anual de mais de 3 milhões e que viu sua carteira triplicar em um ano. Veja alguns depoimentos do que aconteceu depois da adoção do CRM nessa empresa:

 “Dali em diante, a gente conseguiu ter uma gestão comercial muito mais profissional, o que certamente nos ajudou a crescer”

“… a versão mobile dá um suporte bem legal, porque por ela fica fácil montar a rota de visita, ver questões de agenda, não esquecer compromissos. Vale destacar que a integração com o Google Agenda é demais, pois você não perde tempo tendo o retrabalho de alimentar mais de uma ferramenta com as informações que já foram registradas lá atrás”

Veja mais detalhes aqui: Case de sucesso com o Agendor: Celero

E este é apenas um dos diversos cases de sucesso. Pesquise nestas postagens e encontre empresas que mais se assemelham com o segmento em que você trabalha ou que enfrentam os mesmos desafios de sua empresa.

Use estes cases para mostrar para que serve um CRM:

4- Apresente dados concretos

Contra fatos não há argumentos.

Veja estes dados divulgados via LinkedIn e esta série de gráficos ilustrativos e mostre para a diretoria de sua empresa para que serve o CRM:

Vantagens do CRM:

  • 61% dos distribuidores de vendas usa CRM
  • 75% dos gestores de vendas dizem que o CRM ajuda a aumentar vendas
  • Times de vendas que usam CRM em apps móveis tem 15% mais produtividade
  • 24% das empresas atestam crescimento na produtividade de vendas ao usar CRM em aplicativos móveis

para que serve o CRM

Interações com clientes conseguidas via CRM:

  • Quando uma empresa se conecta com um cliente via CRM, a possibilidade dele gastar mais na próxima compra é de até 40%
  • 70% dos clientes que tiveram uma experiência positiva com sua empresa vão indicá-la para amigos
  • Aumento na retenção de clientes de 27%

Impactos financeiros devidos ao CRM, segundo as empresas:

  • CRM móvel aumenta o fluxo de caixa em 10%
  • Aumento de receita de 41% por representante de vendas
  • Aumento de mais de 300% na conversão de vendas
  • Diminuição dos custos de marketing em 23%
  • Aumento nas margens de lucro de 2%

para que serve o CRM

E aí, acha que estes dados já são suficientes para mostrar para a diretoria o que é CRM e para que serve?

Temos mais argumentos!

Mas antes de falar das economias que o CRM pode gerar para sua empresa, dê uma olhada neste SlideShare produzido pela equipe do Agendor e que define os melhores KPIs para medir a performance dos vendedores e confirmar estes resultados positivos:

6- Ressalte a economia

Um dos fatores que pode embaçar a percepção da diretoria sobre as vantagens de adotar o CRM em sua empresa é encará-lo meramente como um custo, não um investimento.

Mas se você mostrar para eles todas as possibilidades de redução de custos que um CRM pode trazer para o negócio, essa mentalidade pode mudar.

Veja uma lista que vai ser bastante útil para você, nesse momento.

Deslocamentos, viagens e hospedagem

O número de reuniões presenciais entre vendedores e seus gestores e entre gestores de unidades em outras localidades, ou de diretores entre si cai drasticamente.

Isso acontece porque agora as informações estão disponíveis facilmente e compartilhadas de forma ágil, rápida e segura.

Isso diminui gastos de deslocamento tanto locais, como entre cidades, diminuindo despesas com combustível, passagens aéreas e hospedagem.

Liberação de espaço, o fim da papelada e de arquivos físicos

Se as informações estão na nuvem, não será mais preciso gastar com papéis, pastas e aqueles arquivos metálicos antiquados. Em alguns casos, pode ser possível até conseguir mais espaço na empresa, ao se livrar desse mobiliário, e diminuir despesas de aluguel das salas onde ficavam.

Menos máquinas e servidores

E se sua empresa usava planilhas eletrônicas enviadas por e-mails e arquivadas em servidores próprios, agora tudo isso será esquecido. As informações na nuvem não precisarão mais desses servidores internos, diminuindo, mais uma vez, custos de aluguel de salas para esses equipamentos, sem falar no fim da manutenção, suporte e mesmo da aquisição desses hardwares.

Menos telefonemas

Se os dados de um CRM SaaS estão disponíveis em qualquer lugar e em tempo real, não e preciso telefonar para os colegas na empresa para pedir informações. Esse é outro custo que diminui.

Auditabilidade dos processos e responsabilidades

Todas as ações de vendedores e outros funcionários envolvidos no processo comercial estarão registradas no sistema, possibilitando verificar eventuais desvios de conduta e de responsabilidades, diminuindo prejuízos causados por este tipo de comportamento.

Mais produtividade

Se a equipe tem acesso mais ágil às informações, além destas serem mais confiáveis, o time produz mais e em menos tempo, portanto, os resultados são melhores, gerando mais receitas.

Menor incidência de erros e refações

Quanto menos erros houver, menos perdas de negócios. Um sistema CRM SaaS é muito mais preciso que outros tipos de controle da gestão da força de vendas, permitindo não só ganhar mais negócios, como evitar erros e até prejuízos que podem custar caro para a empresa.

Se mesmo assim eles ainda acharem que CRM SaaS é um custo desnecessário, mostre que é possível usar um plano gratuito, por tempo ilimitado. Acesse pelo link: Planos Agendor

Quer mostrar na prática para a diretoria como um sistema CRM SaaS ajuda a diminuir erros e gerar mais produtividade na empresa?

Apresente este vídeo de nossa Websérie:

E se quiser receber todos os vídeos por email, cadastre-se por este link: Websérie do Agendor: Relacionamento com clientes

7- Mostre tudo que ele pode fazer

Com tudo que você demonstrou até agora, é hora de mostrar para que serve um CRM SaaS e tudo que ele pode proporcionar. Confira a lista que preparamos:

1-Cadastro de clientes centralizado

As informações sobre os clientes estão todas seguras e mantidas no mesmo lugar. Além disso, não há duplicidade de cadastros e qualquer entrada de novos dados é documentada no histórico, permitindo verificar quem a fez e o porquê.

Chega de planilhas “guardadas” em máquinas, sem acesso dos demais vendedores, e da troca constante de e-mails para se atualizar a equipe sobre os dados dos clientes.

2- Histórico de todos os pontos de contato

Com um histórico de cada contato com o cliente, seus vendedores podem se preparar previamente para reuniões com informações de qualidade, fazer ofertas com base em comportamentos anteriores do cliente e evitar erros ao fechar propostas ou definir preços, quantidades e descontos.

Além disso, no caso de troca de um membro da equipe, quem assumir seus clientes saberá tudo sobre eles, bastando estudar os históricos.

3- Lembretes de follow-up

Com a correia do dia a dia, é possível esquecer de enviar uma proposta, responder a uma ligação ou de enviar um e-mail ao cliente.

Com lembretes de follow-up via e-mail e mensagem de texto, inclusive nos dispositivos móveis, isso nunca mais vai acontecer.

4- Funil de vendas visual e intuitivo

Saiba exatamente quantos negócios estão em andamento, quais estão nas fases iniciais, intermediárias ou finais do funil, número de propostas enviadas, negociações em aberto e quais vendas estão fechadas ou quase fechando, entre outras informações.

5- Relatórios de desempenho completos

Além de ter uma visão completa do panorama das vendas, é possível prever o faturamento e ter acesso a diversas outras estatísticas por meio de um painel de controle intuitivo, ajudando no planejamento e na tomada de decisão.

6- Facilidade de gerenciamento da equipe

Não apenas um calendário compartilhado para saber o que cada membro da equipe está fazendo, mas também dados e estatísticas que permitem avaliar o desempenho dos vendedores, ajudando a calcular comissões, dar feedback e descobrir quem são seus melhores talentos e quem precisa de mais treinamento e motivação.

7- Acesso por qualquer dispositivo móvel

A equipe de vendas se torna muito mais ágil, podendo fornecer a informação que o cliente precisa na hora, com ajuda de um notebook, tablet ou mesmo smartphones.

8- Segmentação de contatos

Uma das mais importantes funções de um CRM é facilitar o conhecimento de seus clientes para entender suas necessidades e atendê-los da melhor forma.

Ao segmentar a base por região, linha de produtos, porte e outros critérios, é possível descobrir comportamentos semelhantes e criar ações comerciais e de marketing específicas para cada segmento.

Veja mais vantagens de um CRM acessando esta página de nosso site: Funcionalidades Agendor

Agora a bola está com você! Prepare uma apresentação de slides – e pode usar à vontade todos os gráficos e SlideShares que disponibilizamos aqui -, e marque uma reunião com a diretoria para conseguir, de uma vez, mostrar o que é CRM e porque sua empresa deve adotá-lo agora mesmo!

Se quiser, confira mais este SlideShare do Agendor, sobre técnicas de CRM, para ter ainda mais argumentos durante sua apresentação.

#CRM #Fundo