Como aumentar a eficiência operacional em vendas B2B?

A eficiência operacional em vendas B2B não é só sobre cortar custos ou agilizar processos. Ela está ligada a algo muito mais importante: a maneira como você e sua equipe podem entregar mais valor para seus clientes e, ao mesmo tempo, atingir melhores resultados.

Quando tudo flui bem, a satisfação do cliente aumenta, os ciclos de vendas encurtam e o time ganha mais tempo para focar no que realmente importa: fechar negócios de maneira mais eficiente. 

Neste artigo, vamos conversar sobre como a eficiência operacional impacta a satisfação dos seus clientes, como calcular e alinhar essa otimização à sua estratégia de vendas. Acompanhe a leitura!

Principais aprendizados deste artigo:

• A eficiência operacional envolve uma combinação de gestão de processos, tecnologia e capital humano.
• No ambiente B2B, a eficiência operacional desempenha um papel crucial na satisfação do cliente.
• Para entender a eficiência operacional em empresas B2B, é fundamental definir métricas e indicadores de desempenho que se ajustem às operações comerciais. 
• A eficiência operacional e a estratégia de vendas devem andar de mãos dadas para aumentar as chances de sucesso nos negócios B2B.
• Para aumentar a eficiência operacional em vendas B2B, baixe nosso ebook gratuito sobre Como elaborar um processo de vendas e suas etapas.

O que é eficiência operacional?

Eficiência operacional diz respeito à otimização de processos internos para melhorar o desempenho das atividades, sem precisar investir mais para isso. 

Trata-se de um conjunto de ações que visam simplificar as operações, aumentar a produtividade, reduzir custos e aumentar o lucro de um negócio.

Em outras palavras, podemos ainda dizer que a eficiência operacional é, literalmente, tornar as operações de um negócio mais eficientes e econômicas.

Porém, já adiantamos que o alcance da eficiência nos processos não precisa resultar em redução do preço de produtos e serviços. Afinal, a precificação acontece de acordo com o valor agregado à marca e seu posicionamento estratégico no mercado.

De modo geral, a eficiência operacional relaciona as entradas e saídas de um negócio:

• entradas: custos, despesas, colaboradores, tempo de trabalho etc.;
• saídas: o próprio serviço realizado ou produto finalizado, isto é, todo o faturamento obtido pela venda das soluções.

O propósito dessa eficiência nas operações é, portanto, ter investimentos nos aspectos da entrada, porém, obter retorno mais altos com as saídas.

Como a eficiência operacional aumenta a satisfação do cliente no B2B?

No ambiente B2B, a eficiência operacional desempenha um papel crucial na satisfação do cliente. Isso ocorre porque a natureza do relacionamento entre empresas envolve: 

• transações maiores;
• contratos de longo prazo;
• interações complexas. 

A eficiência operacional impacta diretamente fatores como:

• Cumprimento de prazos: processos otimizados reduzem o tempo necessário para entregar produtos ou serviços ao cliente, aumentando a confiança e a satisfação;
• Resolução rápida de problemas: uma operação bem estruturada permite identificar e corrigir rapidamente qualquer falha, minimizando impactos para o cliente.
• Comunicação eficaz: quando os processos internos são bem estruturados, as equipes têm mais clareza e controle sobre o que está sendo entregue ao cliente, permitindo uma comunicação mais transparente e eficaz;
• Qualidade do atendimento: com operações eficientes, a equipe tem mais tempo para oferecer um atendimento de qualidade, personalizado e ágil, atendendo melhor às necessidades dos clientes.

Quando uma empresa é capaz de atender às necessidades e expectativas dos clientes e resolver problemas de forma rápida e eficaz, isso se traduz em relacionamentos comerciais mais fortes e em contratos de longo prazo.

Como calcular a eficiência operacional?

O índice de eficiência operacional pode ser calculado de duas formas para mensurar em qual nível sua empresa está: dividir o valor das entradas pelo de saídas ou, então, dividir a quantidade de vendas pelas horas trabalhadas. O ideal é fazer essa análise periodicamente para realizar melhorias internas.

Veja como calcular a eficiência operacional do seu negócio:

• dividir o valor das entradas pelo valor das saídas. Quanto maior for o resultado, melhor está sua eficiência nas operações. Lembre-se de definir o que sua empresa inclui em cada um desses processos;
• dividir a quantidade de vendas pelas horas dos colaboradores e entender quantas horas de trabalho são necessárias para gerar uma venda.

Por exemplo, se o colaborador demorou sete dias para produzir um item, mas a venda foi feita em apenas um dia, com lucro de R$ 170, significa que o índice de eficiência operacional é bom. 

Porém, se o produto levar um ano para ser comprado, esse valor cai e os processos precisarão ser revistos.

Métricas e indicadores para empresas B2B

Para entender a eficiência operacional em empresas B2B, é fundamental definir métricas e indicadores de desempenho que se ajustem às operações comerciais. Aqui estão algumas métricas comuns:

1. Custo por unidade produzida: mede o custo para produzir uma unidade do produto ou serviço;
2. Taxa de conversão de vendas: reflete a eficiência com que uma empresa transforma leads em clientes;
3. Lead time: tempo total desde o pedido até a entrega do produto ou serviço;
4. OEE (Overall Equipment Effectiveness): utilizado para avaliar a eficiência do uso de equipamentos em processos de produção;
5. Custo de aquisição de cliente (CAC): mensura quanto uma empresa gasta, em média, para adquirir novos clientes;
6. Receita por funcionário: mede a produtividade do capital humano, relacionando a receita gerada com o número de funcionários.

Exemplos de como calcular esses índices no contexto de operações comerciais

Para tornar a análise da eficiência operacional mais prática, vamos explorar alguns exemplos de como calcular métricas importantes no contexto de operações comerciais, focando no mercado B2B. 

Eles ajudam a medir o desempenho operacional e identificar áreas que podem ser otimizadas para melhorar os resultados da empresa.

Exemplo 1: custo por unidade produzida

Suponha que uma empresa produza 1.000 unidades de um produto e gaste R$ 10.000 em insumos. O custo por unidade produzida seria:

Custo por unidade = 10.000 / 1.000 = R$ 10,00

Exemplo 2: taxa de conversão de vendas

Se a equipe de vendas de uma empresa B2B conversa com 100 leads e converte 20 em clientes, a taxa de conversão seria:

Taxa de conversão = 20 / 100 = 20%.

Exemplo 3: lead time

Se uma empresa B2B recebe um pedido em 1º de outubro e realiza a entrega no dia 10 de outubro, o lead time seria de 10 dias.

Exemplo 4: OEE

Suponha que uma máquina estava disponível para operar 8 horas, mas só operou por 7 horas. A produção planejada era de 1.000 unidades, mas produziu 900 unidades. Destes, 850 eram produtos bons:

• Disponibilidade = (7 horas / 8 horas) × 100 = 87,5%
• Performance = (900 unidades / 1.000 unidades) × 100 = 90%
• Qualidade = (850 unidades boas / 900 unidades totais) × 100 = 94,4%

OEE= 87,5% × 90% × 94,4% = 74,3%

Exemplo 5: CAC

Se uma empresa gastou R$ 100.000 em marketing e vendas em um determinado período e adquiriu 500 novos clientes nesse período:

CAC = 100.000 / 500 = R$ 200,00

Isso significa que a empresa gastou, em média, R$ 200 para adquirir cada cliente.

Exemplo 6: Receita por funcionário

Suponha que uma empresa gerou R$ 2.000.000 de receita em um ano e tem 50 funcionários:

Receita por funcionário = 2.000.000 / 50 = R$ 40.000

Cada funcionário contribuiu, em média, com R$ 40.000 em receita para a empresa.

Como alinhar a eficiência operacional com a estratégia de vendas?

A eficiência operacional e a estratégia de vendas devem andar de mãos dadas para aumentar as chances de  sucesso nos negócios B2B. 

Uma operação eficiente garante que a equipe de vendas tenha o suporte necessário para cumprir suas metas, enquanto a estratégia de vendas bem definida orienta os processos operacionais para atender às necessidades do mercado. 

Para unir essas ações, alguns passos são fundamentais:

1. Comunicação e integração entre equipes de vendas e operações

O primeiro passo para alinhar eficiência operacional e estratégia de vendas é criar uma comunicação clara e contínua entre as equipes de operações e vendas. Isso garante que todos estejam na mesma página em relação às metas e prioridades. 

A integração entre esses dois departamentos pode ser facilitada por reuniões regulares, compartilhamento de dados e uso de plataformas integradas.

• Benefícios: A equipe de vendas pode fornecer informações sobre as necessidades do cliente, enquanto a equipe operacional ajusta os processos para atender essas demandas de forma eficiente.

Ferramentas: CRMs como Agendor podem ajudar na integração e no fluxo de informações entre os departamentos.

2. Automação de processos e simplificação de tarefas

A automação é uma poderosa ferramenta para melhorar a eficiência operacional enquanto dá suporte à equipe de vendas. 

Processos repetitivos e demorados, como envio de e-mails, acompanhamento de leads ou até faturamento, podem ser automatizados, permitindo que a equipe de vendas se concentre nas negociações em andamento, negociação e no atendimento personalizado.

• Benefícios: A automação acelera o ciclo de vendas, reduz erros e melhora a produtividade das equipes de vendas, permitindo que elas trabalhem com mais leads e fechem mais negócios.

Ferramentas: O Agendor é um exemplo de ferramenta que automatiza tarefas de vendas e permite maior integração com o operacional.

3. Alinhamento de KPIs operacionais e de vendas

As métricas de desempenho de vendas (KPIs) e de operações precisam estar sincronizadas para garantir que ambas as áreas estejam trabalhando em direção aos mesmos objetivos. 

Se as equipes de vendas estão focadas em metas de crescimento, por exemplo, a equipe de operações deve garantir que os processos de entrega e suporte estejam dimensionados para acompanhar o aumento da demanda.

• Benefícios: A definição de KPIs compartilhados, como tempo de resposta ao cliente, lead time (tempo entre o pedido e a entrega), e índice de satisfação do cliente, permite que ambas as equipes acompanhem o impacto da eficiência operacional sobre o sucesso das vendas.

Exemplo de KPI alinhado: Se a meta de vendas é aumentar o número de novos clientes em 20%, a equipe de operações pode ajustar o lead time para garantir a entrega rápida e eficiente desses pedidos.

4. Gestão de capacidade e planejamento de demanda

É fundamental que a equipe de vendas e a operação trabalhem juntas no planejamento de demanda, de modo que a capacidade produtiva da empresa esteja alinhada com as expectativas de vendas. 

Um planejamento inadequado pode levar a sobrecarga da operação, atrasos ou até perda de qualidade, afetando diretamente a experiência do cliente.

• Benefícios: Com o planejamento adequado, a operação pode prever picos de vendas e ajustar recursos e produção para atender à demanda sem comprometer a eficiência.

Ferramentas: Ferramentas de planejamento, como o Agendor, ajudam no forecast, ou seja, a prever resultados de vendas esperados para determinado período.

5. Melhoria contínua e feedback de vendas

As equipes de vendas estão em constante contato com os clientes e têm insights valiosos sobre os desafios enfrentados durante o processo de vendas. 

Incorporar o feedback da equipe de vendas nas operações permite identificar gargalos e áreas de melhoria, como questões de entrega, personalização de produtos ou dificuldades de suporte.

• Benefícios: Esse processo de melhoria contínua garante que as operações estejam constantemente evoluindo para atender melhor os clientes e apoiar as vendas.

Ferramentas: Sistemas de gestão da qualidade, como Six Sigma ou Lean Management, podem ser aplicados para melhorar continuamente os processos com base no feedback das equipes de vendas.

6. Adaptação ao ciclo de vendas B2B

O ciclo de vendas B2B geralmente é mais longo e envolve mais etapas e interlocutores do que o B2C. 

A eficiência operacional precisa estar alinhada com esse ciclo mais extenso, garantindo que cada etapa da venda seja suportada por processos ágeis, desde a prospecção até o pós-venda.

• Benefícios: Quando a operação está alinhada com o ciclo de vendas, a empresa pode melhorar a velocidade de resposta, a personalização da oferta e a retenção de clientes, oferecendo suporte contínuo durante todo o ciclo de compra.

7. Foco na satisfação e retenção de clientes

A eficiência operacional e a estratégia de vendas também precisam estar voltadas para a retenção de clientes, não apenas para a aquisição. 

O B2B é um ambiente em que a lealdade e a confiança desempenham papéis fundamentais, e a eficiência nas operações de pós-venda pode aumentar a retenção e a satisfação dos clientes.

• Benefícios: Processos otimizados garantem que os clientes B2B recebam suporte ágil, produtos de alta qualidade e serviços personalizados, o que contribui diretamente para a fidelização.

Ferramentas: O Agendor é uma ferramenta que ajuda a gerenciar o atendimento ao cliente e garantir a eficiência no pós-venda.

Como melhorar a eficiência operacional?

Para melhorar a eficiência operacional, é necessário, antes de tudo, calcular o índice da sua empresa, definindo o que é considerado entrada, além de mapear os processos atuais e organizá-los para ter uma visualização completa do cenário. Identifique quais são os gargalos e atividades que atrapalham os bons resultados.

Entenda quais são os pilares da eficiência nas operações corporativas e como adaptar a realidade da sua empresa para ter uma alta performance.

1. Mapeamento de processos

Para melhorar as operações, é fundamental saber como estão atualmente. Logo, mapeie todas elas, incluindo o fluxo de atividades, o tempo de trabalho em cada etapa e os responsáveis. Depois, analise falhas e identifique quais ações estão causando prejuízos.

Aprenda mais: Identificar e corrigir gargalos de vendas com o CRM. Quais são os caminhos?

2. Reestruturação de processos

Com todos os gargalos identificados e atividades que geram custos excessivos e desnecessários, é hora de reestruturar as operações para que sejam realmente eficientes.

Finalmente, é a hora da mudança! Por isso, entenda quais métodos e técnicas podem somar à produtividade das equipes, monte um planejamento estratégico e um plano de ação e, depois, acompanhe os resultados, realizando ajustes caso seja necessário.

Entenda os casos mais problemáticos e comece por eles, elencando as prioridades conforme o impacto causado na eficiência do negócio.

3. Uso de tecnologia

A tecnologia é um dos pilares mais importantes da eficiência operacional. Afinal, além de reduzir custos e aumentar a produtividade, fornece dados precisos e em tempo real, o que propicia um acompanhamento minucioso dos processos e seus resultados.

O uso de um sistema de CRM, por exemplo, coleta, integra e permite a análise de todas as informações relacionadas aos clientes e o desempenho das equipes, como as de vendas, marketing e atendimento.

Com atividades automatizadas, o erro é reduzido ou até mesmo eliminado, gerando informações seguras que são vitais para a boa tomada de decisões e criação de estratégias comerciais.

4. Acompanhamento de resultados

Outro ponto que torna as operações realmente eficientes é a mensuração periódica de resultados. Afinal, como saber se as ações e os processos estão dando certo se não medi-los?

Para tal, utilize o cálculo do índice de eficiência operacional e acompanhe os indicadores-chaves e as métricas fornecidos pelo software de CRM e outras plataformas integradas, como sistemas de gestão financeira e ERP.

Ao identificar um índice baixo, veja como aumentá-lo reestruturando ainda mais os processos e tornando-os mais econômicos e produtivos.

Não se esqueça de determinar um período para refazer o cálculo da eficiência nas operações e verificar se houve progresso e o que pode ser ajustado. 

Lembramos que o mercado e o comportamento do cliente são dinâmicos, logo, o processo de melhoria deve ser contínuo.

5. Reduza custos operacionais

Dispensar funcionários não precisa ser a primeira medida de redução de custos. Há muitas outras ações a serem executadas para alcançar esse objetivo, como:

• negociar prazos e descontos com fornecedores;
• manter máquinas e equipamentos com manutenção em dia;
• entender gastos com itens de escritório, como papelaria, entendendo o que pode ser digitalizado;
• usar sistemas e tecnologias para simplificar processos, armazenar informações e gerar relatórios;
• fazer um bom controle de estoque.

Ferramentas para monitorar e melhorar a eficiência operacional em empresas B2B

Aqui estão algumas ferramentas e estratégias que podem ser aplicadas para monitorar e melhorar a eficiência operacional em empresas B2B, considerando os sete pontos abaixo:

1. Comunicação e integração entre equipes de vendas e operações

• Ferramentas de CRM: plataformas como Agendor integram equipes de vendas e operações, permitindo que as informações de clientes, metas e oportunidades sejam compartilhadas em tempo real.
• Plataformas de colaboração: Ferramentas como Slack ou Microsoft Teams facilitam a comunicação contínua entre vendas e operações, garantindo que ambas as equipes estejam alinhadas em relação aos objetivos e processos.

2. Automação de processos e simplificação de tarefas

• Sistemas de automação de marketing e vendas: ferramentas como Agendor automatizam e simplificam atividades como follow-ups, gestão de leads e nutrição de oportunidades.
• Automação de fluxo de trabalho: ferramentas de automação como Zapier ou Integromat conectam diferentes sistemas e automatizam tarefas repetitivas, como atualizações de dados entre diferentes plataformas.

3. Alinhamento de KPIs operacionais e de vendas

• Plataformas de Business Intelligence (BI): ferramentas como Power BI ou Tableau podem ser usadas para criar dashboards customizados que monitoram KPIs chave tanto para vendas quanto para operações, fornecendo uma visão clara e em tempo real do desempenho de ambas as áreas.
• Sistemas de gestão de desempenho: Utilizando softwares como OKR (Objectives and Key Results) ou KPI.com, empresas podem alinhar objetivos de vendas e operações, acompanhando metas de forma integrada.

4. Gestão de capacidade e planejamento de demanda

• Software de planejamento de recursos empresariais (ERP) ajudam a monitorar a capacidade operacional e alinhar com as demandas geradas pelas vendas, ajustando estoques, produção e entregas de acordo com a necessidade.
• Sistemas de planejamento de vendas e operações (S&OP) oferecem uma solução colaborativa para planejar a capacidade de produção, logística e vendas, integrando operações de maneira eficiente.

5. Melhoria contínua e feedback de vendas

• Ferramentas de análise de dados: softwares como Google Analytics (para monitorar comportamento do cliente) e Power BI (para analisar dados operacionais e de vendas) podem identificar gargalos e oportunidades de melhoria contínua.
• Sistemas de feedback: ferramentas como SurveyMonkey ou Typeform podem ser usadas para coletar feedback das equipes de vendas e clientes, permitindo que a empresa faça ajustes nos processos operacionais e de vendas com base em informações concretas.

6. Adaptação ao ciclo de vendas B2B

• Sistemas de gestão de vendas: ferramentas como Agendor podem ajudar a ajustar o ciclo de vendas B2B, otimizando cada estágio do processo com informações detalhadas sobre o progresso de leads e oportunidades.
• Plataformas de análise de ciclo de vendas: Gong.io e Chorus analisam as interações de vendas e fornecem insights sobre o que funciona e o que pode ser melhorado, ajustando o ciclo de vendas de forma mais eficaz.

7. Foco na satisfação e retenção de clientes

• Ferramentas de suporte ao cliente permitem que a empresa monitore e melhore a satisfação do cliente, oferecendo um atendimento rápido e eficiente.
• Plataformas de customer success ajudam as equipes a gerenciar o relacionamento pós-venda, focando em manter a satisfação e retenção de clientes ao monitorar e antecipar necessidades.

Essas ferramentas e abordagens permitem que as empresas B2B não apenas monitorem suas operações com precisão, mas também ajustem suas estratégias para otimizar a eficiência operacional e alinhar melhor vendas e operações.

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