Planejar corretamente (e estrategicamente) o orçamento para o setor comercial contábil é fundamental para maximizar o uso dos recursos, distribuir corretamente os valores, evitar perdas financeiras e obter o melhor retorno possível sobre os investimentos realizados na área.
Principais aprendizados deste artigo
- Uma gestão financeira estratégica é fundamental para o sucesso de um negócio, pois garante a distribuição correta dos recursos e evita investimentos em atividades que não trazem o retorno esperado.
- A tecnologia é essencial nesse processo porque ajuda a levantar, estimar e controlar custos do departamento comercial e, dessa forma, potencializar o uso do dinheiro.
- Ferramentas como um CRM de vendas facilitam a rotina do time comercial ao automatizar diversas tarefas de gestão de clientes, o que também contribui para reduzir custos para o escritório.
- Baixe o e-book vantagens do CRM e descubra como o sistema ajuda atrair, fidelizar e satisfazer clientes, bem como aumentar a receita do seu negócio.
O departamento é o principal responsável por captar clientes para o escritório de contabilidade. Logo, precisa de dinheiro suficiente para implementar ações que ajudem a encontrar e trazer mais pessoas para a carteira do negócio.
Por esse motivo, a gestão de recursos comerciais em um escritório de contabilidade precisa incluir pontos como estimativa de despesas, margem de contingência para imprevistos, definição de prioridades e análise constante de resultados.
Quer aprender a montar um bom planejamento financeiro para escritórios de contabilidade? Então, siga a leitura e confira o passo a passo de como montar um orçamento para o setor comercial contábil.
Qual a importância do planejamento orçamentário para o setor comercial contábil?
Uma boa gestão de recursos comerciais para escritórios de contabilidade é tão importante quanto prestar um serviço de qualidade para os clientes. O motivo é que a distribuição correta dos recursos financeiros ajuda a captar público e, dessa forma, gerar mais receita.
Pense no seguinte: o departamento comercial é o responsável por trazer clientes para um negócio. Para atraí-los, os profissionais executam diversas estratégias de prospecção, a exemplo de campanhas de marketing digital em redes sociais e criação de conteúdos como artigos para o blog da empresa e e-books.
Aqui, entra também a participação ativa do time de vendas, que contata os leads (clientes em potencial) trazidos pelo marketing e faz todo o trabalho de conversão, até os transformar em clientes.
Todas as atividades acima têm custos, e não nos referimos apenas ao pagamento do salário dos funcionários, mas também à contratação de ferramentas e sistemas, treinamentos e gastos com as plataformas sociais.
Um bom orçamento para o setor comercial contábil garante a separação correta dos recursos financeiros, em quantidade suficiente para cobrir os custos e evitar a interrupção das estratégias de captação e relacionamento com os clientes.
Além disso, o planejamento financeiro para escritórios de contabilidade contribui para:
- garantir a sustentabilidade do negócio;
- melhorar o controle de despesas;
- prevenir déficits financeiros;
- embasar tomadas de decisão;
- identificar oportunidade de crescimento;
- reduzir, ou mesmo evitar, perdas financeiras.
Dica de leitura: “O que é controle financeiro para empresas? Importância + dicas“
7 passos para planejar o orçamento do setor comercial contábil
Para planejar um orçamento para o setor comercial contábil, recomenda-se::
- analisar despesas passadas;
- definir metas financeiras alcançáveis;
- calcular gastos e custos futuros;
- projetar as receitas;
- distribuir os recursos estrategicamente;
- automatizar tarefas;
- monitorar os resultados.
1. Analisar despesas passadas
A análise de despesas anteriores tem, por objetivo, identificar padrões de gastos e despesas recorrentes para, com base nessa informação, estimar quanto será necessário separar do orçamento geral do escritório para manter as atividades do setor comercial contábil.
Uma boa forma de realizar esse levantamento é por meio de relatórios extraídos de sistemas de gestão financeira.
2. Definir metas financeiras alcançáveis
Definir metas SMART para a equipe de vendas aumenta o engajamento dos profissionais e ajuda a alinhar expectativas, pois deixa claro o que os gestores esperam alcançar nos próximos períodos.
SMART é a sigla para os termos em inglês specific, measurable achievable, relevant e time-bound, e, em português, significa, respectivamente, específico, mensurável, atingível, relevante, com prazo definido.
Com metas claras e possíveis de acompanhar, fica muito mais fácil distribuir recursos financeiros, monitorar os gastos e calcular o retorno sobre o investimento (ROI).
3. Calcular gastos e custos futuros
Agora que você já olhou para o passado e definiu o que pretende para o futuro, é hora de calcular os gastos necessários para alcançar o seu objetivo.
Para chegar a um valor, coloque sobre a quantia investida anteriormente um percentual que considera suficiente para executar seu planejamento e atingir as metas.
Funciona mais ou menos assim: você gastou R$ 10 mil com o departamento comercial no ano passado, mas este ano pretende ampliar as estratégias de marketing digital e contratar novas ferramentas. Portanto, é preciso somar esses custos ao valor anterior.
Então, suponhamos que a estimativa de custo da nova estratégia de investimento comercial seja de R$ 5 mil. Logo, precisa separar R$ 15 mil.
Obviamente, este é apenas um exemplo bem simples. Nesta conta, você também precisa considerar tendências de crescimento do setor, movimentações do mercado e previsões econômicas.
4. Projetar as receitas
Nem tudo são gastos em um orçamento para o setor comercial contábil. A partir da estimativa de custos, também é possível projetar receitas. O objetivo é avaliar se o investimento vale a pena e quanto trará de retorno para o negócio.
No caso, nos referimos ao ROI (Return on Investment, ou Retorno Sobre o I nvestimento, em português).
Temos um artigo que explica o passo a passo de como calculá-lo. Confira! “ROI de prospecção: como medir corretamente este indicador?“
5. Distribuir os recursos estrategicamente
Para uma gestão de recursos comerciais eficiente, é fundamental distribuir os recursos estrategicamente, a fim de maximizar o uso do dinheiro e evitar perdas financeiras.
Uma maneira de definir como fazer essa divisão é listar todas as atividades necessárias para alcançar as metas e, então, identificar as prioritárias e as que geram mais retorno.
Dessa forma, você garante verba para as tarefas fundamentais, evita a distribuição indevida de recursos e potencializa os resultados do seu planejamento de vendas.
6. Automatizar tarefas
Um setor comercial que usa a tecnologia é muito mais eficiente, comete menos erros e tem um time mais produtivo.
Ferramentas para gestão orçamentária, como sistemas de gestão financeira, ajudam a monitorar e controlar receitas e despesas. Softwares como o HubSpot otimizam estratégias de marketing.
Já um CRM (Customer Relationship Management) automatiza diversas tarefas voltadas para a construção de relacionamento com os clientes, como o acompanhamento dos leads pelo funil de vendas e processos de follow-up.
Confira, no infográfico abaixo, cinco vantagens de usar um CRM.
7. Monitorar os resultados
Para saber se o seu planejamento orçamentário deu certo, você deve monitorar os resultados. Use KPIs de vendas (indicadores) como:
- taxa de conversão;
- valor médio de venda;
- taxa de conversão por lead gerado;
- número de vendas;
- oportunidades abertas;
- oportunidades encerradas;
- duração média do ciclo de vendas.
Se os resultados estiverem abaixo do esperado, você tem a chance de ajustar sua estratégia e, dessa forma, garantir uma boa alocação de recursos e evitar perdas financeiras.
5 estratégias de investimento para maximizar resultados
Para ajudar você a atingir suas metas de vendas, trouxemos cinco estratégias de investimento comercial. Confira:
- explore todo o potencial do marketing digital para alcançar mais público em menos tempo;
- promova o desenvolvimento contínuo da equipe comercial por meio de treinamentos e cursos;
- feche parcerias estratégicas com negócios que complementam os seus serviços e que têm o mesmo público-alvo;
- use dados para embasar suas tomadas de decisão e deixar achismos que levam a escolhas erradas de lado ;
- adote diferentes ferramentas e tecnologias para melhorar a eficiência comercial e aumentar a produtividade do time.
Que tal outras dicas para potencializar os resultados do setor comercial do seu escritório? Aproveite que está aqui, no blog do Agendor, e confira os artigos:
