Organizar clientes é uma das atividades mais básicas da área comercial de uma empresa. Contudo, sem ter seus dados e características devidamente registrados, organizados e de fácil acesso, fica muito difícil manter um bom relacionamento.
Principais aprendizados deste artigo:
- A importância de organizar clientes vai muito além de ter fácil acesso a seus dados de contato. A tarefa contribui, sobretudo, para conhecer o perfil do seu público e, assim, criar estratégias de vendas mais eficientes.
- Contar com o apoio da tecnologia para o cadastro e o gerenciamento de clientes é crucial para manter seus dados organizados e, assim, conseguir aproveitar as melhores oportunidades de vendas.
- Usar bons critérios para organizar clientes possibilita encontrar padrões de comportamento e identificar as melhores abordagens de vendas para perfis semelhantes.
- Uma das formas de otimizar a gestão dos seus contatos é por meio de planilhas. Baixe agora: KIT de planilhas de vendas: indicadores, KPIs e métricas.
- Ao usar um bom sistema de CRM, sua empresa tem diversas vantagens, como mais controle sobre sua carteira de clientes e sobre o processo de vendas, otimização da comunicação interna, gerenciamento de leads e muito mais!
Essa tarefa se torna extremamente simples com o apoio da tecnologia, por meio do uso de um sistema de CRM, por exemplo, que gera uma série de outros benefícios.
De acordo com dados divulgados pelo Web FX, 74% das empresas que usam a ferramenta relatam que o recurso facilita a visualização de dados sobre os clientes.
Outras vantagens apontadas incluem um aumento de 47% na retenção, 300% na taxa de conversão e 245% na receita gerada pela companhia. Parece promissor, concorda?
Tudo isso começa pela organização dos clientes e suas informações — um movimento necessário para aprimorar o desempenho do seu negócio.
Para te ajudar nesta jornada, preparamos dicas de como organizar clientes, além de mostrar como a tecnologia te ajuda a alcançar seu objetivo de forma prática e eficiente.
Como organizar clientes? 9 critérios de segmentação para usar
O objetivo da criação de um cadastro de clientes não é simplesmente saber seu endereço, e-mail ou telefone na hora entrar em contato com eles ou fazer uma visita.
O ponto realmente relevante da gestão de clientes em um cadastro é conhecê-los melhor. Assim, na hora de prospectar, negociar, contornar objeções ou fechar uma venda, o vendedor tem muito mais chances de sucesso.
Além disso, ao organizar seus clientes com base em certas características, você encontra padrões de comportamento e, assim, repete táticas que deram certo com clientes de perfis semelhantes.
Portanto, na hora de organizar sua carteira de clientes, pense nos critérios a seguir.
1. Ramo de atividade
Um escritório de advocacia ou de contabilidade, com certeza, toma decisões de forma diferente de um varejista de roupas ou de uma fábrica de autopeças.
Organizar seus clientes por ramo de atividade ajuda a entender comportamentos recorrentes entre empresas semelhantes.
2. Porte da empresa
Administrar uma empresa de 10 funcionários é bem diferente de administrar uma de 100. O que dizer de 500, 1.000 ou 3.000?
É bem provável que empresas de diferentes portes tenham necessidades diferentes. Assim, os problemas a resolver não são os mesmos.
Logo, entender como isso afeta a eficácia e a relevância das soluções que a sua empresa oferece para cada um desses grupos de clientes é muito importante.
3. Faturamento
O mesmo raciocínio exposto acima se aplica também a este caso: faturar 10 mil por mês é bem diferente de 100 mil, de 1 milhão ou de 5 milhões.
Como este cenário interfere no seu relacionamento com essas empresas? É bom filtrar e ficar de olho.
4. Perfil do cliente final da empresa
Uma empresa que atende outras empresas (B2B) tem características bem diferentes de empresas que vendem para o consumidor final (B2C).
E mais, de acordo com o perfil desses clientes, a forma como suas soluções ajudam a cada uma dessas empresas também será diferente.
Fique atento a este ponto!
5. Localização
A localização pode alterar preços de frete e o custo das visitas aos clientes. Além disso, demandas sazonais em certas regiões e até mesmo leis municipais alteram sua maneira de trabalhar.
Portanto, segmente seus clientes também por área geográfica.
6. Ticket médio de compra
Este é outro ponto fundamental da gestão de clientes. Aqueles que têm um ticket de compra maior tendem a ser mais lucrativos, principalmente se também forem clientes fiéis.
Portanto, costumam ter um atendimento privilegiado, os chamados clientes key account, ou clientes-chave, em português.
7. Tempo na carteira de clientes
Os clientes mais antigos de sua empresa são aqueles que você conhece melhor. Clientes novos demandam um atendimento cuidadoso, para que se possa conhecê-los o mais rapidamente possível.
Por isso, ao organizar seus clientes, mantenha a data da primeira compra (e de todas, se possível). Essa é uma boa forma de saber há quanto tempo aquela empresa é fiel ao seu negócio.
8. Cliente constante ou eventual
Essa é outra característica importante a considerar ao se relacionar com sua carteira de clientes.
Aqueles que sempre renovam pedidos merecem um tratamento especial para que se mantenham sempre fiéis.
Quanto aos eventuais, a ideia é tentar fidelizá-los, por meio de um serviço de excelência, que supere suas expectativas, de modo que se tornem clientes habituais.
9. Modelo de negócio
Startups “pensam” diferente de grandes corporações consolidadas no mercado. Quem usa um modelo de receita recorrente, como as empresas SaaS, também tem um “jeito de ser” diferente de quem vive de fechar grandes projetos, como escritórios de arquitetura.
Selecionar seus clientes por tipo de negócio também é uma forma de descobrir a abordagem certa para lidar com cada um deles.
Qual ferramenta usar para organizar clientes?
Como você organiza os clientes na sua empresa atualmente? Usar a velha agenda de endereços ou pastas físicas para esse tipo de cadastro certamente não facilita em nada a sua gestão. Pelo contrário, deve dificultar e te fazer perder oportunidades.
Por isso, já está mais do que na hora de aderir à tecnologia.
O que não falta hoje são programas na nuvem capazes de organizar sua carteira de clientes. E, em último caso, você pode até mesmo optar por planilhas eletrônicas compartilhadas em um Drive.
Mas, com certeza, organizar clientes com a ajuda de um software de CRM pode melhorar muito suas vendas. Aliás, é uma das melhores alternativas.
- Aproveite para ler também este post – A importância do cadastro de clientes: veja 4 motivos para manter um cadastro perfeito!
Como um CRM pode te ajudar a aumentar as suas vendas?
Além de ajudar na organização dos contatos, um sistema CRM contribui com insights valiosos para a sua estratégia, e gera diversas oportunidades de negócio.
Elencamos a seguir as principais contribuições da ferramenta para o desenvolvimento da sua empresa:
- Otimiza a comunicação e o compartilhamento de informações e materiais entre os membros da sua equipe de vendas;
- Confere mais controle sobre o processo de vendas, por meio de um acompanhamento pontual das ações realizadas pela equipe;
- Amplia a visão sobre o andamento das atividades e mantém o gerente a par de tudo o que acontece no no setor;
- Viabiliza uma alocação mais inteligente do esforço de vendas, pois permite priorizar a divisão de recursos com base na importância dos clientes;
- Permite que os vendedores acompanhem seu próprio desempenho, saibam como estão se saindo e no que podem melhorar;
- Simplifica a geração de relatórios, o que facilita a visualização de métricas e a análise de resultados;
- Facilita o gerenciamento de leads ao automatizar o processo de registro de informações e atribuição aos vendedores para o contato;
- Automatiza o envio de lembretes e notificações para não perder mais nenhum prazo ou oportunidade.
Além dessas vantagens, ainda há muitas outras, mas já deu para ter uma ideia da versatilidade e relevância da ferramenta para os negócios, certo?
No vídeo abaixo, você confere uma rápida apresentação do CRM do Agendor e tem uma noção de suas principais funcionalidades:
- Talvez você também se interesse por este conteúdo – Como escolher um sistema de cadastro de clientes.
Otimize sua gestão de clientes com o apoio da tecnologia!
Estes são apenas alguns dos muitos critérios para gerenciar sua lista de contatos. E, é claro, em longo prazo, não há como organizar clientes dessa forma sem o uso da tecnologia.
Uma planilha do Google Sheets, por exemplo, com muitas colunas e comandos de filtros, pode ser uma solução no início. Porém, sem dúvida, o ideal é contar com um software de cadastro de clientes, como um bom CRM.
Organizar dados como esses de forma inteligente para usá-los da melhor forma em seu negócio, com ajuda da tecnologia, é o que se chama de Business Intelligence ou inteligência comercial.
Saiba mais sobre esse conceito neste vídeo da Siteware:
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Perguntas frequentes sobre organização de clientes
Uma forma eficiente de organizar a lista de clientes é segmentar os contatos seguindo critérios de semelhança, como ticket médio, porte da empresa ou faturamento. Assim, é possível desenvolver estratégias de vendas mais efetivas com base no perfil desses clientes.
Uma ótima forma de organizar os dados dos clientes é manter apenas as informações necessárias, visto que o excesso pode gerar confusão. E não esqueça de validar os dados de contato de cada cliente e mantenha-os sempre atualizados.
Para organizar a sua cartela de clientes, certifique-se de dividi-los em grupos, de acordo com critérios de semelhança. Por exemplo: localização, tempo de carteira, ticket médio de compra, modelo de negócio, entre outros critérios. Dessa forma, é muito mais fácil desenvolver estratégias focadas em cada perfil de cliente.
Para organizar a sua agenda de clientes, é importante definir prioridades. Liste todas as atividades, reuniões e apresentações pendentes. No caso de visitas presenciais, agrupe clientes próximos sempre que possível para economizar tempo e sempre mantenha um registro do histórico de interações para consultas futuras.
