No ritmo acelerado dos negócios, manter o controle preciso sobre interações e dados dos clientes é fundamental para o sucesso. Neste artigo, vamos explorar as vantagens que uma planilha de controle de clientes traz para melhorar a forma de conduzir essas informações.
Principais aprendizados deste artigo:
- Um controle de clientes assertivo é o primeiro passo para fazer um bom follow-up. Para saber ainda mais sobre esse assunto, baixe nosso Guia: como ter sucesso com follow-up.
- Se você está em busca de uma abordagem ainda mais eficiente e completa para o controle de clientes, usar um sistema de CRM pode ser a solução ideal para seu caso.
- No Agendor, por exemplo, os cadastros de clientes e negócios ficam todos centralizados e à distância de um clique, permitindo mais organização e eficácia ao controle dos clientes da empresa. Faça um teste grátis de 7 dias e veja na prática!
Controle é uma das mais importantes funções de um administrador de empresas, gestor de força de vendas ou mesmo de um vendedor organizado, que busca obter os melhores resultados. Logo, uma planilha de controle de clientes é uma das maneiras mais práticas, ágeis e acessíveis de se conseguir isso.
Aqui, controlar significa ter acesso às informações e verificar se aquilo que você planejou está ocorrendo conforme suas expectativas.
À medida que os negócios evoluem, muitas empresas buscam soluções mais avançadas para gerenciar seus dados de clientes. Uma dessas soluções é o uso de sistemas de CRM, que proporcionam uma abordagem mais completa e eficiente para o controle de clientes.
Caso sua empresa prefira manter esse cadastro em planilhas, criamos um modelo de controle de clientes muito fácil de ser operado e que traz muito mais segurança aos seus históricos de vendas e negócios, assim como agilidade no seu dia a dia.
A propósito, um bom controle de clientes é o primeiro passo para fazer um follow-up efetivo.
Antes de explicar o funcionamento do modelo de planilha que criamos, vamos entender melhor as vantagens do uso de uma planilha de controle para clientes em seu trabalho.
Vantagens da planilha de controle de clientes
Informação organizada sempre é bem-vinda, ainda mais se você trabalhar integrado com uma equipe e todos puderem contribuir para esse trabalho. As vantagens serão para todos!
- Dados centralizados, principalmente se você usar programas de compartilhamento de arquivos, como o Google Docs.
- Além de centralizadas, nesse caso, as informações também serão compartilhadas.
- Acesso remoto, de onde estiver, para ver seus contatos e controles de clientes.
- Possibilidade de atualização em tempo real, para todos os interessados.
- Incentivo ao trabalho em equipe.
- Integração de informações em vendas, marketing, faturamento, logística e outras áreas.
- Em caso de chegada de novos funcionários, as informações estarão facilmente acessíveis, permitindo que eles se integrem rapidamente à equipe e ao trabalho.
- Da mesma forma, no caso da saída de colaboradores, as informações continuam disponíveis para todos.
- Possibilidade de criar gráficos e analisar tendências.
- Planilhas de controle de clientes facilitam a criação e divulgação de relatórios.
- Capacidade de fazer backup dos dados facilmente, evitando perdas de informações.
- Mais precisão nas anotações e apontamentos, trazendo mais confiabilidade.
- Agilidade para consultar dados antigos ou de clientes que estão retornando à empresa.
Essas são apenas algumas das vantagens que controles eletrônicos propiciam à equipe de vendas e, também, aos vendedores individualmente.
E, se você está em busca de uma abordagem ainda mais eficiente e completa para o controle de clientes, usar um sistema de CRM pode ser a solução ideal para seu caso.
No Agendor, por exemplo, os cadastros de clientes e negócios ficam todos centralizados e à distância de um clique, propiciando mais organização e eficácia a esse controle dos clientes da empresa.
Os dados também ficam em um ambiente seguro para acompanhar, atualizar e analisar informações de clientes sempre que precisar. Faça um teste grátis de 7 dias e veja na prática!
Desvantagens da planilha de controle de clientes
Embora as planilhas de controle de clientes ofereçam diversas vantagens, é importante reconhecer que também apresentam algumas desvantagens. Logo abaixo, estão algumas considerações sobre as limitações desse método. Confira!
- Baixa escalabilidade, podendo se tornar inadequadas à medida que a empresa cresce e o volume de clientes aumenta, uma vez que o controle manual pode se tornar demorado e propenso a erros.
- Falta de automatização, pois exigem a entrada manual de dados, o que pode consumir tempo e aumentar a probabilidade de erros. Nesse contexto, sistemas automatizados, como os CRMs, podem facilitar a captura e atualização de informações de forma mais eficiente.
- Embora seja possível criar gráficos e analisar tendências em planilhas, os sistemas mais avançados, a exemplo dos CRMs, oferecem ferramentas mais sofisticadas para análise de dados e geração de relatórios personalizados.
- A colaboração em tempo real pode ser limitada, ainda que seja possível compartilhar as planilhas e arquivos com o time. Já os sistemas de CRM geralmente oferecem ambientes mais colaborativos e atualizações instantâneas.
- Planilhas podem apresentar desafios em termos de segurança e controle de acesso. Em contrapartida, os sistemas de CRM geralmente têm recursos avançados de segurança para proteger informações sensíveis.
- Algumas equipes podem não ter o conhecimento necessário para utilizar planilhas de forma eficaz, o que torna-as dependentes de certas habilidades.
- Planilhas podem ter limitações na integração com outras ferramentas utilizadas pela empresa.
- A falta de automação e backups automáticos nas planilhas pode aumentar o risco de perda de dados, especialmente se não forem implementadas práticas adequadas de backup.
Como fazer o controle de clientes?
Para saber como fazer planilha no Excel para controle de clientes, o que também se aplica a outros softwares, como o Google Sheets, é preciso:
- identificar os campos de cadastro essenciais;
- dividir a planilha em dois conjunto, sendo um para dados cadastrais e o outro para acompanhamento e controle;
- diferenciar entre planilha de prospecção e controle de clientes;
- definir colunas de acompanhamento e controle;
- utilizar cores para classificações;
- registrar detalhes nas colunas;
- preencher linhas para próximo contato;
- personalizar para o ramo de atuação;
- atualizar periodicamente os dados cadastrais.
É claro que os detalhes e os campos mais indicados para constar em uma planilha para controlar clientes vão depender muito do ramo de atuação da empresa e da maneira como a equipe de vendas é gerenciada.
Mas, de qualquer forma, podemos dividir a planilha em dois grandes conjuntos de colunas: um conjunto com dados cadastrais e de contato e outro conjunto de colunas com o acompanhamento e controle dos clientes.
Vale lembrar que, apesar de ter alguns pontos em comum com uma planilha de prospecção, elas podem ser dois documentos separados. Depois da prospecção concluída e da primeira venda acontecendo, quando o prospect se tornou um lead e, depois, cliente, os dados cadastrais dessa empresa podem ser transferidos para a planilha de controle de clientes.
Assim, as informações serão complementadas com mais alguns detalhes, o que possibilita o acompanhamento e controle contínuo do cliente, com foco no pós-vendas, na fidelização e, é claro, no aumento das vendas.
Colunas de dados cadastrais
- Nome de empresa
- Dados como CPF e Inscrição Estadual
- Endereço completo
- Telefones gerais
- E-mails gerais
- Endereços e telefones de filiais (se houver)
- Sites da empresa
- Facebook, LinkedIn e outras mídias sociais da empresa
- Pequeno resumo sobre a empresa (deve ser atualizado periodicamente)
- Nome do principal contato
- E-mail do principal contato
- Telefone comercial e celular do principal contato
- Facebook, LinkedIn e outras mídias sociais do principal contato
- Nome do contato secundário
- E-mail do contato secundário
- Telefone comercial e celular do contato secundário
- Facebook, LinkedIn e outras mídias sociais do contato secundário
Colunas de acompanhamento e controle
Na aba de acompanhamento, você deverá sempre marcar o nome da empresa e, em seguida, a data da reunião ou contato com o cliente. Depois, classifique com ajuda do menu suspenso em cada célula da coluna progressos, um dos “status” abaixo.
- RETORNO: quando se entra em contato com o cliente depois de se ter comprometido a fazê-lo em determinada data.
- OFERTA: quando se entra em contato com o cliente para oferecer uma solução e tentar fechar um novo pedido.
- NEGOCIAÇÃO: quando se entra em contato com o cliente para acertar detalhes de uma venda.
- PROPOSTA: a proposta é uma oferta mais firme e formal, acrescida de todos os detalhes que foram acertados durante as negociações, como preços, prazos, escopo etc.
- FECHAMENTO: quando o resultado da negociação foi fechado verbalmente, mas será preciso retornar com um compromisso formal (isso pode acontecer ao mesmo tempo, em alguns casos).
- COMPROMISSO: quando é assinado contrato ou dado aceite na proposta comercial de alguma maneira que possa ser considerada por ambas as partes como um compromisso firme.
- RELACIONAMENTO: quando o vendedor tenta aquecer o relacionamento, entrando em contato com o cliente ou, ainda, quando o cliente entra em contato.
Você pode escolher cores diferentes para cada uma dessas classificações em sua planilha, marcando a célula com a cor correspondente.
É importante que seja anotado na coluna “O Que Foi Combinado”, além de um resumo da reunião ou contato, o tipo de interação: se foi uma reunião, telefonema, e-mail etc. Sempre que se fizer a anotação nessas colunas, preencha na linha seguinte novamente o nome da empresa e a data do próximo contato.
Agora que você já sabe como fazer planilha no Excel para controle de clientes, quer aprimorar essa tarefa com a ajuda da informática? Aproveite este modelo gratuito.
Dica extra: como otimizar o controle de clientes?
Indo além do controle manual, lembre-se que o sistema de CRM é vital para otimizar ainda mais a gestão de clientes. Enquanto a planilha oferece um controle básico, um CRM eleva a eficiência do processo, especialmente em ambientes de negócios dinâmicos.
No Agendor, por exemplo, os cadastros de clientes e negócios ficam centralizados e são facilmente acessíveis com apenas um clique. Isso traz organização e eficácia ao controle dos clientes da empresa.
Além disso, a segurança dos dados é uma prioridade em um sistema de CRM. Os dados ficam armazenados em um ambiente seguro, garantindo que as informações estejam protegidas contra perdas e acessos não autorizados.
Veja como o sistema de CRM do Agendor funciona na prática. O layout da ferramenta é similar a uma planilha, o que pode ser mais intuitivo para quem já está acostumado com planilhas, tornando a transição suave e fácil para toda a equipe.
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