O plano de ação 5W2H é a solução para todo empresário que já passou por isso: após analisar o mercado e os resultados operacionais, percebeu que algo precisava ser feito na empresa e resolveu iniciar um grande projeto.
Principais aprendizados deste artigo:
- O plano de ação 5W2H agiliza o gerenciamento dos projetos, uma vez que permite identificar as necessidades e detalhar as atividades necessárias para o desenvolvimento das ações da empresa.
- A ferramenta ajuda as empresas a alcançar seus objetivos, pois determina o ponto de chegada, os prazos e, ainda, os responsáveis por cada fase dos projetos.
- Para usar a ferramenta, é preciso apenas responder às 7 questões que dão nome ao plano, que incluem as ações de organizar as equipes responsáveis, definir prazos e delimitar o orçamento, entre outras.
- A boa aplicação do plano de ação 5W2H pode ajudar a elevar os níveis de produtividade da empresa. Para acompanhar os resultados, baixe nossa planilha de vendas por vendedor!
Digamos que o gestor reuniu a equipe, todos fizeram uma longa reunião, discutiram por horas, diversas anotações foram feitas, e-mails enviados, apresentações em PPT assistidas e assim por diante.
E, depois de tudo isso, ele bate o martelo e fica decidido: — Vamos colocar o plano em ação!
Porém, em pouco tempo, o que o gestor percebe? Que mais e-mails foram enviados, apresentações PPT assistidas e planilhas criadas. No entanto, nada absolutamente concreto aconteceu…
Você sabe por que isto acontece? Porque não foram determinados prazos, tarefas, metas, responsáveis e responsabilidades. Muitas vezes, as pessoas têm ideia do que é preciso ser feito e aonde querem chegar, mas as coisas ficam vagas, no ar, sem fundamento.
No entanto, é muito fácil resolver esse problema e executar o projeto. Basta responder às sete perguntas que estão resumidas no plano de ação 5W2H.
Você sabe o que significam essas letras e números? Entende como elas podem facilitar a entrega de resultados efetivos na empresa? A seguir, veja a resposta para estas e outras dúvidas, assim como um exemplo de plano de ação 5W2H!
O que é o plano de ação 5W2H?
O plano de ação 5W2H é uma ferramenta usada para identificar as necessidades de um projeto e mapear todas as suas ações. Ela ajuda a detalhar as atividades necessárias — bem como os objetivos, prazos e responsáveis — para que os projetos saiam conforme o esperado.
O método surgiu no Japão na década de 60 e, desde então, vem sendo usado por empresas de todo o mundo com bastante sucesso.
Agora que você já sabe o que é plano de ação 5W2H, que tal aprender como criar um para seu negócio? Basta continuar com a leitura, começando por compreender o que significa esta sigla!
O que significa 5W2H?
5W2H é uma sigla em inglês que, em português, corresponde a sete perguntas.
- What?
- Why?
- Who?
- Where?
- When?
- How?
- How much?
A tradução para o português do plano de ação 5W2H é:
- O quê?
- Por quê?
- Quem?
- Onde?
- Quando?
- Como?
- Quanto custa?
Perceba que, se o empreendedor ou gestor responder a essas perguntas ao final da primeira reunião em que se pretende fazer o planejamento do projeto, todos os envolvidos saberão o que fazer e as coisas andarão na empresa!
A seguir, explicamos como responder a estas perguntas para você aprender como criar um plano de ação 5W2H.
Antes disso, saiba que outra ferramenta gerencial pode ser usada em conjunto com o plano de ação 5W2H. Veja tudo sobre o diagrama de Ishikawa!
Como criar um plano de ação 5W2H?
Para criar um plano de ação 5W2H, basta responder às 7 perguntas que dão nome ao método. O quê? Por quê? Quem? Onde? Quando? Como? Quanto custa?
Veja mais detalhes logo abaixo!
1. O quê?
Aqui, é preciso definir um objetivo para o projeto, o que se quer alcançar. Além disso, vale considerar quais as atividades necessárias e que devem ser executadas, fases e etapas do projeto. Por exemplo, pode ser aumentar as vendas ou melhorar a experiência do cliente.
2. Por quê?
Este é o ponto que justifica o porquê se dedicar ao projeto. Qual custo-benefício tem potencial de ser positivo e trazer mais vantagens do que dispêndio de recursos? Que problema será resolvido?
Coloque tudo no papel — ou em uma planilha —, juntamente com as possíveis vantagens que as ações trarão para a empresa.
3. Quem?
Esta etapa é uma das mais importantes do plano de ação 5W2H. E não se trata apenas de dizer quem fará o quê.
É preciso também definir as equipes, quem será o líder de cada time, como cada participante poderá colaborar com os demais, quem fará a parte operacional e quem traçará estratégias e táticas.
Cabe ao líder geral do projeto delegar cuidadosamente as responsabilidades para os colaboradores mais adequados.
4. Onde?
Aparentemente é uma pergunta de fácil resposta, mas muitas tarefas se desenrolam em locais diferentes, principalmente quando se trata de ações de vendas.
Onde estão os clientes para serem visitados? Como chegar até eles? Por sinal, nem tudo ocorre dentro das quatro paredes da empresa. Visitas a fornecedores, bancos, consultores etc. Tudo isso precisa ser definido e planejado.
5. Quando?
Não basta definir uma data limite para o fim do projeto. É necessário construir um cronograma detalhado em que cada data de entrega das diversas tarefas deve ser documentada para que todos saibam quando poderão contar com aquele resultado ou recurso.
Lembre-se de que o trabalho em equipe exige a sincronização perfeita para que os esforços de cada um sejam utilizados ao máximo. A “passada do bastão” é muito importante e, como tal, um cronograma bem definido vai ajudar muito.
6. Como?
Há uma metodologia a ser seguida pela equipe? É preciso verificar se é um tipo de projeto que está amplamente documentado e se existe uma maneira padrão de ser feito.
Por exemplo, se a equipe decide que é necessário fazer um plano de marketing, já existem diversos livros e autores que ensinam como fazer isso. Escolher um deles para seguir como padrão é uma boa ideia, evitando dúvidas no futuro ou repetição de tarefas.
7. Quanto custa?
É claro que um orçamento detalhado deverá ser feito, mas é bom lembrar que não são apenas recursos monetários que “custam” para a empresa.
O tempo despendido pela equipe também precisa ser incluído nesses custos.
Lembre-se de outros recursos, como insumos e máquinas. Mesmo que não tenham de ser adquiridos, deixam de ser usados em outras atividades da empresa enquanto fizerem parte do projeto.
Percebe como, literalmente, basta responder às perguntas com sinceridade para dar vida ao seu plano de ação 5W2H? E, para ficar ainda mais claro, trouxemos um exemplo para a área de vendas que você pode usar como inspiração. Confira!
Exemplo de plano de ação 5W2H para se inspirar
O quê?
Aumentar as vendas em 15%.
Por quê?
Houve uma queda no faturamento e é preciso aumentar a receita.
Quem?
Gestores, vendedores e profissionais do marketing.
Onde?
Setores comercial e de marketing.
Quando?
Em 6 meses.
Como?
Promovendo treinamentos para os vendedores e aumentando os investimentos em marketing visando prospectar novos leads.
Quanto custa?
O custo total será de R$ X.
O valor é mais complicado de colocar como exemplo, pois depende do quadro de funcionários, das ferramentas necessárias etc. Por isso, é importante pesquisar antes de começar a escrever.
O que achou da metodologia 5W2H para planos de ação? Saiba que o ideal é construir um documento para registrar as respostas a todas essas perguntas e compartilhar o material com os profissionais envolvidos no projeto.
Tenha em mente que nem tudo o que é planejado sai sempre como o esperado. Logo, pode ser preciso redefinir respostas a algumas das perguntas, conforme o projeto for evoluindo e novos cenários forem se apresentando ao grupo.
E, caso planeje criar um plano de ação 5W2H para a área de vendas, indicamos adotar uma solução de CRM, como o Agendor. Com a ferramenta, você consegue planejar, executar e monitorar todas as atividades necessárias de um só lugar.
E o melhor de tudo é que você pode começar a usar o Agendor gratuitamente. Basta fazer o cadastro e aproveitar!
