Todo gestor sabe que, para ter bons resultados, é preciso que os processos da empresa sigam uma certa ordem, já que isso garante sua otimização. Porém, muitos têm dificuldade em fazer isso e é aqui que entra o procedimento operacional padrão (POP). Você já tinha ouvido falar?
Principais aprendizados deste artigo:
- O procedimento operacional padrão é um documento que detalha os processos do setor. Quando usado na área comercial, ele pode ajudar a reduzir os erros em vendas e, assim, otimizar o trabalho de toda a equipe.
- Com a adoção do POP, a área comercial da empresa pode reduzir seus custos, melhorar a comunicação interna e, ainda, ter maior controle sobre todas as atividades diárias.
- O POP pode ter vários formatos, como passo a passo ou checklist. O importante é que ele seja de fácil compreensão e possa ser compartilhado pelo departamento.
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De modo geral, o POP é um documento que serve de guia para que todos da empresa fiquem “na mesma página” ao executar qualquer ação. Por exemplo, para a área comercial, é possível ter um POP que detalhe todas as ações de vendas.
Quando o negócio cria um POP, pode-se reduzir os erros cometidos durante a execução dos seus processos e, com isso, economizar recursos. E a boa notícia é que esse é um documento bem fácil de elaborar.
Para ajudar você a executá-lo com maestria, preparamos o artigo a seguir. Nele, você vê a explicação do que é procedimento operacional padrão, para que serve, os benefícios e, também, um modelo exclusivo para a área comercial para você replicar.
Boa leitura!
O que é procedimento operacional padrão?
O procedimento operacional padrão — ou simplesmente POP — é um documento que compila todos os detalhes da realização de um processo, que pode ser o de vendas, marketing e assim por diante. Na prática, é como se fosse um manual de instruções, que pode — e deve — ser usado pelos gestores e colaboradores.
Na área comercial, por exemplo, esse documento pode ser usado para descrever:
- todas as etapas de venda;
- quais times participam de cada uma delas, como marketing para prospecção e vendas para negociação e fechamento;
- ferramentas usadas para auxiliar o trabalho, a exemplo do CRM.
E, sim, o procedimento operacional padrão é essencial para qualquer empresa, já que permite padronizar os processos, fazendo com que as ações sejam realizadas de maneira mais fluida e oferecendo um guia para que os responsáveis não “se percam” no meio do caminho.
No mais, o POP pode ser uma simples lista, um checklist ou um fluxograma com imagens que facilitem o entendimento. O modelo varia de acordo com as necessidades de cada negócio.
>>>> Você pode se interessar: como vender mais com a integração de marketing e vendas de uma empresa?
Para que serve o procedimento operacional padrão?
O POP serve para padronizar os processos da empresa. Isso ocorre pelo fato do documento descrever não apenas o passo a passo de cada etapa, mas também quem são os responsáveis pelas ações e quais as ferramentas necessárias para que elas sejam concluídas.
Desse modo, todos os envolvidos têm acesso a explicações claras sobre as atividades vitais para o funcionamento do negócios. Assim, evitam-se problemas como erros e atrasos durante a execução dos processos.
Por falar nisso, entre os benefícios de adotar esse documento no setor comercial — seja sua empresa B2B ou B2C — estão:
- melhora da comunicação entre as equipes;
- redução dos custos, já que há a diminuição dos erros e atrasos;
- facilidade para delegar tarefas;
- controle sobre as ações realizadas.
Todos esses benefícios se juntam e, no final, proporcionam uma melhor experiência do cliente, uma vez que as ações da empresa são mais direcionadas e, portanto, assertivas.
Modelo de POP para a área comercial: inspire-se!
Compreendeu o que é e para que serve o procedimento operacional padrão? Então, saiba que preparamos um modelo bem simples que você pode usar de inspiração quando for criar o seu!
Objetivo: padronizar o processo de vendas da empresa.
Departamento: comercial.
Etapas ou passo a passo:
- fazer um levantamento sobre as necessidades do cliente;
- apresentar a empresa e solução;
- enviar uma proposta;
- dar início ao processo de negociação;
- informar os detalhes do negócio fechado ao cliente;
- fazer o pós-venda.
Responsáveis: vendedores.
Ferramentas: CRM de vendas.
Glossário: CRM (Gestão do Relacionamento com o cliente).
Para facilitar ainda mais a criação de um POP para a área comercial, aproveite para conferir, na imagem abaixo, quais são as 7 etapas do processo de vendas:
Aliás, saiba que temos mais dicas de como criar um procedimento operacional padrão para seu negócio. Confira todas no tópico a seguir!
Como criar um procedimento operacional padrão para sua empresa?
Geralmente, o procedimento operacional padrão é elaborado pelos líderes de cada setor — já que eles têm os conhecimentos necessários para descrever as atividades —, mas também pode ser feito pela direção.
De qualquer forma, o documento deve ganhar a forma de um manual e, ao mesmo tempo, ser fácil de entender por qualquer pessoa, mesmo que ela não tenha conhecimento prévio sobre o funcionamento do setor.
Posto isso, para criar um procedimento operacional padrão, é preciso:
- estabelecer o objetivo do documento;
- definir o tipo (checklist, passo a passo etc.);
- estipular o departamento responsável;
- descrever as etapas necessárias.
Bem fácil, concorda? No final, basta compartilhar o documento com seus colaboradores. Ah, e não se esqueça de monitorar os resultados, viu?
Esse processo garante que o negócio faça os ajustes necessários para que ele fique “nos trinques” e, assim, possa colher os resultados do POP.
Caso planeje usar o procedimento operacional padrão na sua área comercial, indicamos adotar um sistema de CRM. Essa ferramenta facilita a execução das estratégias de venda, bem como o acompanhamento dos resultados.
E uma ótima opção, com um bom custo-benefício, é o CRM do Agendor. Com ele, você tem o apoio da tecnologia, desde a etapa de planejamento até o pós-venda. Assim, seu negócio pode crescer de maneira sustentável e contínua.
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