Você fechou a venda após longas horas de negociações e reuniões e acabou de voltar do cliente com tudo esquematizado e detalhado na apresentação Power Point que fez com maestria. Nesta situação, só falta enviar a proposta comercial de prestação de serviços para ele assinar. E agora?
O que você vai conferir:
Principais aprendizados deste artigo:
- A proposta comercial formaliza todos os termos conversados durante uma transação comercial e deve conter todos os detalhes da prestação de serviços, sem erros.
- A proposta comercial é diferente da apresentação comercial, feita em PowerPoint ou PDF. Ela é um documento oficial que será assinado por ambas as partes.
- Uma proposta comercial perfeita deve mostrar profissionalismo e organização, por isso, ela deve ser padronizada com cores e layout da empresa.
- Assim como um contrato, é necessário incluir dados essenciais no documento, como nome do contratante, do contratado e detalhes do serviço a ser prestado.
- Outros aspectos relevantes a incluir na proposta comercial são o objetivo da prestação de serviço e quais serão os métodos e as técnicas utilizados para alcançá-lo dentro do prazo estabelecido – insira também um cronograma de fácil visualização. Coloque prazos realistas para que consiga atingir as expectativas do cliente.
- Após o envio da proposta, é indispensável manter o relacionamento com o cliente para dar início à jornada de compra e fechar negócio. Aprenda mais sobre isso com o nosso e-book “Sucesso na Jornada do Cliente: da pré-venda ao pós-venda”.
Você pode, por exemplo, pegar aquela última proposta comercial de orçamento de serviços que fez para outro cliente e jogar todos os dados do PPT nela, para ganhar tempo. Em seguida, imprime e manda o motoboy levar já no dia seguinte.
Porém, na correria, não conferiu com cuidado a proposta. O resultado? Alguns dados são digitados errados, prazos, valores e orçamentos aparecem com alguns erros e até o nome da empresa está trocado.
Por sorte, você consegue reverter a situação a tempo, pedindo para o motoboy voltar e pegar o documento correto. No entanto, e se essa proposta de prestação de serviços tivesse ido com erro?
Para evitar situações como esta, é essencial saber como montar uma proposta de prestação de serviços completa. E a boa notícia é que esse nem é um trabalho tão complicado assim.
Basta seguir as 11 dicas que ensinam como montar uma proposta de prestação de serviços matadora que mostramos neste artigo e conferir o modelo de proposta de prestação de serviços para preencher que mostramos no final e pronto! Você terá uma apresentação perfeita.
Está preparado para conferir? Então, boa leitura!
Como montar uma proposta comercial de prestação de serviços?
Uma proposta comercial de prestação de serviços é um documento usado para formalizar as condições de uma transação comercial de prestação de serviços entre uma empresa ou mesmo um autônomo e o cliente que receberá o serviço prestado.
A proposta deve conter todos os detalhes da prestação do serviço, como prazo de início e de entrega, custos, forma de pagamento, providências que devem ser tomadas por ambas as partes, vistorias e outros.
Assim, caso haja alguma divergência sobre o que foi efetivamente entregue e o que foi pedido, a proposta de prestação de serviço pode ser usada para verificar exatamente o que foi ajustado entre as partes e, assim, evitar que o problema se estenda e cause ainda mais dores de cabeça para todos os envolvidos.
Como começar uma proposta de prestação de serviços?
A história contada no início do texto deixa clara a necessidade de muita calma e concentração na hora de fazer propostas comerciais de serviços. E a verdade é que não tem como fazer uma proposta de serviço sem destinar um tempo especialmente para isso.
Aliás, você pode e deve seguir um roteiro, mas evite “requentar” propostas comerciais. Lembre-se de que cada caso é um caso e sua venda consultiva prova isso, sempre trazendo a melhor solução para aquele cliente.
Aqui, vale uma advertência: a proposta de prestação de serviços é bem diferente da apresentação comercial.
A apresentação geralmente é feita em Power Point. Neste documento, você explica detalhadamente os pontos importantes e vai ajustando, até fechar a venda. E, aí, sim, envia a proposta de prestação de serviços, que é o documento que vai ser assinado.
>>>> Se você quer melhorar suas habilidades de apresentação, leia este artigo: 7 dicas de linguagem corporal para a sua próxima apresentação comercial
Na verdade, dependendo do caso, às vezes vale a pena entregar a proposta comercial de serviços pessoalmente, conforme a estrutura da empresa contratante te der mais proximidade com o comprador.
E um vendedor esperto pode até já levar “na manga” a proposta de prestação de serviços para ser assinada assim que terminar de apresentar o PPT para o cliente. Contudo, é muito difícil que aquilo que foi apresentado seja acertado sem alguns ajustes de prazo, escopo ou preço logo de primeira.
Mas não deixa de ser uma boa tática, só esteja preparado para precisar ajustar o documento antes de entregá-lo ao cliente.
Esclarecido isso, vamos adiante: como montar uma proposta comercial de serviços completa?
>>>> Para conhecer mais dicas de vendas, baixe este e-book: guia — como ser mais produtivo e eficiente em vendas
Como montar uma proposta comercial de prestação de serviços completa em 11 passos?
Leia estas dicas de como fazer uma proposta de serviços e crie a apresentação de orçamento de serviços perfeita:
- tenha os materiais necessários antes de começar a escrever;
- organize as informações;
- identifique o contratante, o contratado e o serviço;
- faça um sumário ou um índice;
- apresente a sua empresa;
- descreva os objetivos;
- explique a metodologia para alcançar as metas;
- detalhe o escopo;
- apresente o cronograma;
- esclareça os valores de investimento;
- se for necessário, inclua anexos.
Veja mais detalhes sobre cada um desses passos a seguir!
1. Tenha os materiais necessários antes de começar a escrever
Uma proposta de prestação de serviços adequada deve ter uma apresentação perfeita. Sua empresa tem uma pasta ou capa personalizada para as propostas de orçamento de serviços, com logotipo?
Seria interessante providenciar, caso já não tenha. Além disso, usam papel timbrado? Sempre dá mais elegância e demonstra solidez.
Caso prefira simplesmente acrescentar o logotipo da empresa em um “template” de Word, verifique com atenção se ele está em alta definição e sem deformações.
Por fim, caso inclua planilhas, cronogramas e organogramas na proposta de prestação de serviços, capriche no layout. Ao imprimir, verifique se as letras estão em um tamanho que seja fácil de ler. Caso necessário, imprima em folhas maiores.
E mais, se achar adequado, junte a essas tabelas um gráfico correspondente, para facilitar a visualização. Inclusive, os programas de planilhas eletrônicas geralmente tem uma maneira automática e rápida de se fazer isso.
2. Organize as informações
Antes de começar a montar o arquivo digital da proposta de prestação de serviços, verifique se tem todos os cálculos mesmo, documentos, planilhas e cronogramas em ordem, para poder agilizar o processo de elaboração da proposta comercial de serviço.
Lembre-se também de acertar os valores com o administrador financeiro da empresa, para evitar desencontros depois.
Dito isto, vamos aos elementos essenciais de uma proposta comercial de serviços!
3. Identifique o contratante, o contratado e o serviço
Na primeira página da proposta de prestação de serviços, geralmente você se dirige à pessoa que vai assinar em nome da empresa, esclarece o serviço que será prestado (com um brevíssimo resumo) e assina em nome da sua empresa.
Algo assim:
À Empresa Contratante
Aos Cuidados de Fulano da Silva
Prezados Senhores,
Apresentamos nossa proposta de serviços de consultoria:
Dividida em 3 fases:
- Diagnóstico
- Desenvolvimento do projeto
- Implantação da solução
Atenciosamente,
Nome do Vendedor
Empresa Contratada (a sua)
4. Faça um sumário ou um índice
Quando acabar de redigir sua proposta de prestação de serviços, você volta nesta página e acrescenta cada tópico com o número da página correspondente ao lado, só isso.
Esse processo serve para facilitar a leitura da proposta, já que mostra as páginas de cada tópico, ajudando o cliente a voltar ao ponto certo, caso precise revisar alguma informação antes de dar uma resposta.
5. Apresente a sua empresa
Esta parte não é obrigatória, mas pode ser interessante incluir um resumo das características da empresa, quando foi fundada, quais suas especialidades, filiais e outras informações relevantes.
Se você quer mesmo saber como fazer uma proposta de serviço e acha importante colocar uma apresentação da empresa, então capriche nessa parte.
Veja algumas dicas para fazer uma excelente apresentação de sua empresa:
- inicie com o pé direito, use uma frase de efeito, como uma citação bacana;
- use dados e depoimentos que mostram o sucesso de sua solução;
- evidencie seus diferenciais, aquilo que faz sua empresa ser a preferida de seus clientes;
- não perca tempo com informações batidas, como “estamos a X anos no mercado”;
- lembre-se de adequar a linguagem ao perfil do cliente;
- finalize com um resumo de tópicos (6 linhas no máximo).
>>>> Leia mais: 7 técnicas para apresentar sua empresa e conquistar clientes
Você sabe o que é “elevator pitch“? Descubra agora!
6. Descreva os objetivos
Descreva os benefícios que a empresa vai alcançar ao adotar sua solução. Isto é, responder o porquê vale a pena para ela fazer esse investimento.
Depois que o projeto estiver em plena atividade, como essa empresa vai gerar mais valor? Que resultados são esperados?
Para tornar sua proposta ainda mais eficaz, assista a este vídeo com Guilherme Paranhos, executivo de vendas do Agendor, que explica como ajudar o cliente a enxergar o valor real da proposta e a personalização que foi feita para atender às necessidades específicas dele:
>>>> Este post pode ajudar você: conheça a equação que ensina como criar valor para o cliente
7. Explique a metodologia para alcançar as metas
Agora, explique na proposta de prestação de serviços como vai se chegar nesses objetivos, que profissionais estarão envolvidos, que técnicas serão empregadas, softwares, equipamentos e outros recursos.
8. Detalhe o escopo
Fique atento para não confundir metodologia com escopo. O escopo detalha todas as entregas e todos os recursos para ficar claro sua quantidade, horas de trabalho, nível dos profissionais e outras informações.
A metodologia, por outro lado, não precisa definir todos esses números. Veja este exemplo. Se na metodologia foi dito que a equipe fará uma auditoria nos procedimentos de estoque, o escopo poderia ser assim:
70 horas de consultoria de procedimentos de estoque, envolvendo um líder de equipe, com pós-graduação em finanças, 2 analistas com formação superior e um assistente de nível técnico.
A consultoria demandará 3 visitas à empresa com acesso às instalações de estoque e, ao final de 2 meses, será entregue um relatório detalhado.
9. Apresente o cronograma
Não há como elaborar uma proposta de prestação de serviços sem um cronograma para mostrar as datas das entregas de tudo prometido no escopo. Pode haver um cronograma de pagamentos também, conforme forem ocorrendo entregas parciais.
No entanto, isso deve constar do tópico seguinte. O ideal é usar esquemas gráficos para isso, com auxílio de planilhas eletrônicas.
10. Esclareça os valores de investimento
Aqui você vai colocar o preço, eventualmente com um cronograma de desembolsos parciais. Dependendo do caso, é interessante já estipular alguma multa para o caso de atraso e também uma validade da proposta de orçamento de serviços.
Assim, se for assinada depois da data, os valores podem ser revisados. Aliás, essa estratégia agiliza a tomada de decisão por parte dos clientes, porque traz um senso de urgência para aproveitar a proposta.
11. Se for necessário, inclua anexos
Para deixar claro, essa parte não é essencial. Isso porque só existem anexos na proposta de prestação de serviços se forem realmente necessários.
Caso precise adicionar, saiba que esses anexos podem ser plantas, gráficos, planilhas mais detalhadas, imagens, esquemas, mapas e outros documentos que deixem as informações da proposta comercial de serviços mais fáceis de serem compreendidas.
Exemplo de proposta de prestação de serviços para se inspirar
Agora que você viu os 11 passos, chegou o momento de conferir um exemplo simples de texto que você pode usar para construir suas propostas comerciais de prestação de serviços.
Na prática, basta copiar esse modelo de proposta comercial de prestação de serviços para um arquivo do PowerPoint, colocar cada um dos tópicos que apresentamos em uma página diferente e preencher conforme as particularidades do seu negócio. Vamos conferir?
[Capa]
[Sumário]
[Apresentação]
Venda seu peixe. Mostre quanto tempo de experiência sua empresa tem na prestação de serviços e como ela ajudou outros clientes. Caso ache necessário, apresente sua equipe em poucas linhas para trazer um ar mais pessoal para o documento.
[Proposta]
Detalhe o que será entregue ao cliente caso ele assine o contrato com o seu negócio.
[Objetivos]
Descreva o que o cliente pode conseguir caso feche negócio com a sua empresa, quais as vantagens que sua proposta pode proporcionar.
[Metodologia]
Como os objetivos traçados serão alcançados? Quais profissionais e ferramentas serão empregados? Responda, em detalhes, nesta página.
[Escopo]
Como já explicamos, detalhe o processo de entrega, especificando horas trabalhadas, formação dos profissionais envolvidos etc.
[Cronograma]
Diga em quanto tempo cada tarefa será finalizada.
[Orçamento]
Apresente o valor dos seus serviços.
Ficou interessado neste exemplo de proposta comercial de prestação de serviços? Então, que tal conferir outro, que já vem em um template pronto para ser usado?
Para isso, basta baixar o nosso modelo de apresentação comercial gratuito, preencher os campos e enviar para os seus clientes!
Como cobrar uma resposta da proposta comercial?
A verdade é que cobrar resposta de proposta comercial é muito delicado. Por isso, você deve se precaver e tomar providências antes do cliente “enrolar” para te responder.
Como? Simples! No momento em que enviar a proposta, deixe claro a data em que precisa que ela seja respondida. Simples assim!
Quer um exemplo? Então, confira:
Prezado Sr. Fulano,
Anexei a nossa proposta comercial de serviços com todos os detalhes solicitados.
Tomei o cuidado de destacar cada pormenor para que tudo fique bem claro e fácil de entender.
Conta com sua resposta até o dia tal, pois, assim, poderia manter as concessões especificadas.
Aguardamos sua breve resposta,
Forte abraço,
Beltrano
Com isso, caso o cliente não responda no dia marcado, você pode enviar um e-mail lembrando que talvez não possa manter as condições que colocou na proposta. Se ele não responder, ligue “preocupado”, se mostrando disposto a ajudá-lo a fechar a compra.
Lembre-se também de ser o melhor consultor para o negócio dele ser um sucesso, não um fechador de pedidos! Prontinho! Agora é só fazer uma bela proposta de orçamento de prestação de serviços e arrasar nas vendas!
O que fazer depois de enviar a proposta?
E se você acha que é só fazer a proposta e “esquecer”, está muito enganado. Saiba que é fundamental manter o relacionamento com o cliente, fazer ajustes, voltar a conversar e prestar todo auxílio que o cliente deseja para ser persuadido a fechar o negócio.
Até porque o envio da proposta comercial de serviços é só o início de uma longa jornada do cliente rumo ao fechamento do negócio. No meio disso tudo, é preciso sempre fazer o follow-up. Ou seja, acompanhar o cliente, se pondo à disposição para ajudá-lo no que for preciso.
Veja este passo a passo de como fazer um bom follow-up de vendas:
Quer aproveitar para aprender ainda mais sobre a técnica de follow-up? Então, baixe agora mesmo o nosso e-book gratuito que ensina tudo o que precisa saber para acompanhar os clientes do pré ao pós-venda, com dicas de técnicas e melhores ferramentas!
