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Alguns cenários inesperados, infelizmente, às vezes nos exigem mudanças de planos.
Esse “desvio de direção” pode ser temporário ou permanente, tudo dependerá dos efeitos que o acontecimento imprevisto irá gerar a médio e longo prazo. No entanto, quando se trata de gestão, diante de situações desse tipo, se faz necessária uma urgente revisão de planejamento estratégico.
Em momentos de turbulência desencadeada por fatores externos (como o surto do coronavírus, que afetou a economia no mundo todo), em relação aos quais não é possível agir diretamente, todos os negócios acabam sendo, de alguma forma, impactados.
Tomar medidas de forma rápida garante que as consequências não sejam tão negativas ou que o quadro não se agrave a ponto de comprometer a empresa.
Muito se fala em gerenciamento de crise e, realmente, saber administrar circunstâncias adversas com agilidade, tomando as providências necessárias, é um grande diferencial de um gestor. Entre essas ações, a revisão de planejamento estratégico merece atenção especial.
Sendo assim, neste artigo vamos falar especificamente sobre como fazer isso de modo que as coisas não saiam do controle e as consequências negativas sejam minimizadas.
Acompanhe e entenda por que a revisão de planejamento estratégico é tão importante!
O que é planejamento estratégico?
O conceito de planejamento estratégico remete ao desenvolvimento de um processo de criação e execução de uma estratégia, com as melhores práticas direcionadas a atingir objetivos pré-estabelecidos.
Trata-se de um plano no qual são previstas táticas específicas que devem ser executadas para que os fins desejados (relacionados, é claro, diretamente com o sucesso do negócio) sejam alcançados.
Um bom planejamento estratégico inclui: a avaliação do cenário, a definição de metas, as tomadas de decisão, as mobilizações e as ações efetivas que devem ser realizadas.
Para começar a elaborar esse plano, o gestor deve fazer alguns questionamentos: “onde a minha empresa está?”, “onde queremos chegar?”, “como podemos chegar lá?”. Esses são os três pilares nos quais ele irá se basear para traçar o percurso a seguir.
Por que ele se tornou fundamental para as empresas
Cabe dizer que não é à toa que o planejamento estratégico se tornou um instrumento de gestão tão importante para organizações de diferentes setores e portes. A palavra “estratégia” remete a “operações militares” e à maneira como, em outros tempos, comandantes coordenavam suas ações para derrotar os inimigos.
A mesma lógica passou a ser aplicada ao mercado, diante do crescimento da competitividade, com o objetivo de alcançar o sucesso nos negócios.
Nesse sentido, a sua importância está em servir como guia para os movimentos que serão realizados em um determinado período. Além disso, o plano de ações também evita o desvio do foco principal da empresa e garante que os esforços irão gerar resultados.
Qual é a importância da revisão de planejamento estratégico?
Em primeiro lugar, é indispensável lembrar que a revisão de planejamento estratégico, independentemente das circunstâncias externas, deve ser feita regularmente.
A sua periodicidade, contudo, costuma variar e depende muito do ritmo da empresa, podendo ser trimestral, semestral ou anual.
Fazer esse exercício com uma determinada frequência é necessário por vários motivos.
A revisão de planejamento estratégico ajuda a assegurar, por exemplo, que ele não esteja esquecido em uma gaveta qualquer. Revisitá-lo periodicamente também relembra e reafirma para os envolvidos no projeto os valores e as prioridades estipulados. Isso possibilita que todos estejam alinhados (novos e antigos colaboradores) com a missão e os objetivos da corporação.
Além disso, revisar o planejado também é essencial para fazer, caso necessário, possíveis atualizações. Muitas vezes, para realizar algumas adequações de percurso é preciso fazer ajustes e rever alguns pontos do planejamento.
Essas alterações podem ser, por exemplo, relacionadas a dificuldades de concretizar alguma tarefa que na teoria havia sido pensada de uma determinada forma, mas que, na prática, não funcionou. Isso também evita a repetição de erros no futuro e serve para “ensinar algumas lições”.
Outro ponto crucial da revisão de planejamento estratégico é a possibilidade que os líderes têm de, através dela, avaliar e medir o progresso em direção ao escopo estabelecido.
E em momentos de crise?
Como você deve ter percebido, a revisão de planejamento estratégico é quase tão importante quanto a sua elaboração. E, além de ser feita com regularidade, ela se faz necessária também em momentos de crise.
Evidentemente, situações excepcionais de força maior, como uma pandemia que atinge o modo de vida e a economia de diversos países, impactam em maior ou menor grau as organizações.
Consequentemente, estas precisam rever as suas estratégias e metas, mudar a sua forma de trabalho e, em alguns casos, até repensar o seu modelo de negócio.
Em cenários como esse, os gestores precisam parar para uma reflexão e focar na revisão de planejamento estratégico.
Se, por um lado, esse instrumento serve para definir as diretrizes de atuação e deve ser seguido para que as metas sejam atingidas, por outro é necessário saber flexibilizá-lo diante de imprevistos. E isso deve significar agir para se adequar ao novo cenário.
Além de, por meio de ajustes, redirecionar o negócio ao rumo certo, revisar os planos e atualizá-los conforme necessário também ajuda a manter os funcionários comprometidos em tempos difíceis.
Como fazer uma revisão de planejamento estratégico eficiente
Como vimos, o ponto de partida do planejamento estratégico é a análise do cenário no qual se encontra a empresa. Da mesma forma, a sua revisão também deve começar por um novo reconhecimento da conjuntura na qual se está inserido.
A partir daí, é possível identificar novas necessidades e mudanças essenciais a serem feitas. Talvez seja o momento de investir em uma nova pesquisa de mercado, por exemplo, para entender as reações que o contexto está provocando no comportamento dos clientes.
A revisão de planejamento estratégico também pode exigir alterações em relação às estratégias que definem o modo como o caminho até as metas será percorrido. A imposição do trabalho remoto, por exemplo, exige adaptação no aspecto estratégico.
No caso de uma equipe da área comercial, é provável que novas táticas de venda tenham que ser formuladas e utilizadas. Pode ser o momento de adotar novas ferramentas e novos processos e implantar o Inside Sales na empresa.
É essencial também refazer um levantamento para avaliar a disponibilidade de recursos – que possivelmente será reduzida em um cenário de crise. Diante disso, a atualização também exigirá que se elabore um novo orçamento para a área.
Redefinição de prazos e metas
Se for necessário, ao fazer a revisão de planejamento estratégico, o gestor terá ainda que redefinir as metas – adequando-as ao atual quadro e às atuais possibilidades. Além disso, provavelmente terá que propor novos prazos para execução do plano de ação.
Um dos grandes desafios dessa parte do processo é tentar manter as projeções de modo a não ter surpresas no futuro – como grandes perdas nos resultados alcançados.
Nesse momento, é fundamental ainda revisitar pontos básicos do planejamento estratégico, como a missão, os valores e a relevância do negócio para o mercado. Assim como na sua elaboração, esses itens devem guiar a sua atualização em uma nova realidade.
Ferramentas auxiliam na revisão de planejamento estratégico
Atualmente, existe uma série de ferramentas indicadas para facilitar a estruturação do planejamento estratégico e que servem, da mesma forma, para auxiliar na sua revisão.
A análise SWOT é uma metodologia que costuma ser muito utilizada nas organizações. Ela possibilita que sejam avaliados os fatores dos ambientes interno e externo que podem impactar positiva ou negativamente o negócio.
Por outro lado, o Balanced Scorecard (BSC) é um método voltado ao gerenciamento estratégico e à definição e implementação de indicadores para o acompanhamento de desempenho.
Aliás, nesse processo de revisão de planejamento estratégico, é um papel fundamental do gestor acompanhar de perto o andamento da sua equipe e a execução do plano. Para isso, ele pode contar com plataformas que ajudam a estruturar o plano e a monitorar os resultados.
Na área comercial, os sistemas de CRM fazem a gestão do relacionamento com o cliente e se mostram muito úteis ao registrar interações e mostrar indicadores como taxa de conversão, efetividade de campanhas e performance por vendedor.
Independentemente das ferramentas que utilizar para revisar o plano de ação, o gestor deve ter em mente que, partindo do reconhecimento do ambiente atual, ele precisa fazer uma projeção de futuro e definir como a equipe deverá caminhar em sua direção.
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