Com a evolução da tecnologia, o sistema comercial ganhou mais relevância dentro das atividades de gestão dos negócios. Hoje, é possível encontrar vários fornecedores desse tipo de solução empresarial no mercado e por preços variados que ajudam a organizar processos, automatizar tarefas e monitorar resultados.
Principais aprendizados deste artigo:
- Um sistema comercial é um software que tem como objetivo ajudar o gerenciamento e controle do fluxo de atividades das equipes de prospecção e vendas.
- Existem vários fornecedores de sistemas comerciais no mercado, mas um dos critérios que devem nortear sua busca são empresas que ofereçam produtos amigáveis, fáceis de usar e que tenham experiência em processos comerciais.
- É importante entender também quais são os tipos de sistemas disponíveis no mercado e como eles são instalados, atualizados e principalmente como serão cobrados antes de fazer a contratação. Priorizar os sistemas brasileiros com cobrança em Reais, por exemplo, é um caminho para evitar a flutuação do preço pago mensalmente e ter um melhor atendimento.
- Para ter sucesso na implementação de um sistema comercial é preciso considerar não só as necessidades de uso da empresa, mas também do seu time. Veja mais sobre como aumentar a produtividade e a escalabilidade do seu negócio com uma ferramenta de CRM.
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Os critérios que devem nortear a busca por um sistema eficiente são empresas com experiência em processos comerciais e que ofereçam um produto amigável e fácil de usar.
Para um profissional de vendas, independentemente do setor de atuação, o sistema comercial é uma ferramenta de trabalho que organiza, gerencia e agiliza a rotina de trabalho.
Se você pensar na quantidade de tarefas que existem no setor de vendas — desde a prospecção, passando pela negociação e indo até o gerenciamento de clientes — ter um sistema de organização é bastante útil.
A visão do todo é importante para manter tarefas como cotações de preço, faturamento e tarefas administrativas sempre em dia.
Pensando nisso, o sistema comercial agrega mais eficiência ao dia a dia da equipe. Para entender melhor sobre essa ferramenta, vamos abordar neste post:
- O que é um sistema de gestão comercial?
- Principais componentes e benefícios na organização das atividades
- Erros comuns na fase de implementação
- Dicas para escolher o melhor fornecedor de sistema comercial
Boa leitura!
O que é um sistema de gestão comercial?
Um sistema de gestão comercial é um software usado em empresas para fazer o gerenciamento e controle do fluxo das atividades de vendas. Ele conta com diversas funcionalidades, como funil de vendas, histórico do relacionamento com clientes, cadastro de contatos e painel de controle com diversas estatísticas.
A internet contribuiu muito para a evolução da infraestrutura desse tipo de ferramenta, que ganhou funcionalidades para automatizar grande parte do trabalho da equipe responsável pela gestão comercial e armazenar dados na nuvem.
Com um sistema de vendas, as empresas, independentemente do tamanho e setor de atuação, conseguem administrar suas operações, o que favorece o desempenho do negócio como um todo.
Por exemplo, muitos sistemas emitem relatórios automáticos das vendas de acordo com um período específico, que pode ser selecionado.
Alguns modelos também incluem funções para fazer o gerenciamento da equipe, melhorando o rendimento, a divisão e o acompanhamento das tarefas de cada membro. Além de ajudar a redução de custos operacionais.
Características de um sistema comercial
Como falamos, os sistemas comerciais variam em suas funcionalidades, então, uma empresa pode ter desde um sistema básico até outro mais complexo.
Essa escolha depende basicamente do tamanho do negócio. Não seria viável um pequeno negócio, no início de suas operações, ter um software robusto para gerenciar suas vendas e outras tarefas do negócio.
Algumas características recorrentes dos sistemas comerciais e úteis para todo negócio são:
- acompanhamento de vendas;
- fluxo de caixa (contas a pagar e a receber);
- controle de estoque;
- gestão de lojas;
- acompanhamento do cliente;
- atualizações automáticas de preços;
- contabilidade geral.
Essas funcionalidades contribuem para obter dados mais precisos das atividades e das vendas em si e do desempenho da equipe de vendedores.
Quais são os benefícios do sistema para empresas?
Um sistema de gestão comercial desempenha tarefas importantes do dia a dia, além de armazenar e atualizar automaticamente as informações inseridas pelos vendedores.
Entre os benefícios da ferramenta podemos citar:
- segurança e eficiência no processamento de dados. Os sistemas comerciais são configurados para otimizar tarefas manuais e economizar tempo com atividades repetitivas. Além disso, são seguros e muitos são criptografados para evitar o roubo de informações;
- panorama amplo das atividades do negócio. Com os relatórios, os painéis de controle e o acompanhamento da equipe, é possível acompanhar em tempo real o andamento da empresa. As ferramentas devem ser usadas para extrair dados que orientam a tomada de decisão e aumentam a produtividade e o potencial de ganhos;
- organização dos serviços em códigos de identificação;
- acompanhamento dos trabalhos fechados com cada cliente, etc.
Todas as tarefas acima são simplificadas com o uso de um sistema de gestão de vendas. Os softwares mais robustos agregam ainda mais capacidade de processamento e gerenciamento das informações.
Visualizando o cenário como um todo, os donos de negócio conseguem aparar arestas e manter ativos apenas os processos de negócios realmente necessários.
A equipe de vendas se beneficia muito desses recursos, pois pode aproveitar a automação para eliminar processos repetitivos e que eram preenchidos à mão, favorecendo erros e até perda de arquivos.
Outras vantagens do sistema de automação comercial
Além desses, há mais quatro pontos relativos aos componentes do software comercial e que beneficiam muito o trabalho diário:
- Relatório de vendas: registre e analise dados de vendas para tomar decisões de negócios acertadas;
- Gestão de clientes: registre as compras e mantenha contato com os clientes por meio de ferramentas de gestão;
- Gestão de estoque: gerencie a quantidade de estoque para determinar quando e com que frequência reordenar os produtos;
- Gestão de equipe: Fornecer ferramentas de entrada/saída e gerenciar o agendamento e a folha de pagamento.
Apesar de ser bastante útil, essa ferramenta de vendas ainda não está na realidade de todas as empresas. Os métodos manuais e as planilhas de Excel ainda são a base da gestão de muitos negócios.
A vantagem é que os sistemas comerciais atuais conseguem trazer os dados antigos para a nova plataforma, preservando o histórico comercial do negócio.
Os benefícios que esse software agrega supera, e muito, as desvantagens e o trabalho mais pesado da fase de implementação.
Basta organizar o processo, envolver a equipe e redobrar a atenção em cada atividade para que as informações não se percam.
Como escolher o melhor sistema comercial?
Para escolher o sistema comercial adequado é importante conhecer as necessidades da empresa; os tipos disponíveis; como eles são instalados e atualizados; funcionalidades oferecidas; usabilidade da plataforma; e reputação e experiência da marca fornecedora no mercado, avaliando depoimentos de clientes antigos e atuais do negócio.
Uma das diferenças entre os componentes e o tipo de instalação do sistema comercial é:
- no local: modelo de software tradicional, onde você adquire uma licença de uso e instala nos computadores da empresa. O arquivo de instalação, geralmente, é baixado (antigamente eram os CD-ROMs) no computador e o fornecedor libera versões do programa periodicamente;
- baseado em nuvem: são os atuais softwares SaaS (Software como Serviço). Neste caso, não é preciso baixar o arquivo ou atualizá-lo. Os dados e as atualizações são sincronizados na nuvem e podem ser acessados em qualquer dispositivo — computador, smartphone e tablet.
Além do formato de instalação, os planos precisam ser acessíveis e os meios de pagamentos seguros para que seja possível escolher a opção mais flexível e ter seus dados protegidos.
Especialmente para as PMEs, os componentes do sistema comercial precisam ser fáceis o suficiente para serem bem-integrados às rotinas de negócios já existentes.
Continue aprendendo: SaaS em Cloud: saiba tudo sobre Software as a Service
4 erros comuns na implementação de um software comercial
Quando uma empresa tem o objetivo de aprimorar seu processo de vendas, normalmente, escolhe implementar um sistema de automação comercial. Afinal, como vimos, o software permite acompanhar em tempo real tanto o trabalho interno quanto as demandas dos clientes.
Para conseguir este grau de excelência é importante que a implementação seja bem executada desde o início.
Seguindo essa ideia, separamos abaixo quatro erros comuns durante a implementação de sistemas comerciais que sua empresa pode evitar.
1. Escolher o melhor sistema comercial do mercado
Calma que vamos explicar! Toda empresa busca a melhor solução do mercado para implementar no seu negócio, mas nem sempre a solução “top de linha” do mercado é a ideal.
Os sistemas mais robustos possuem várias funcionalidades, muitas delas avançadas, e nem sempre suas operações passam perto desse patamar.
Por isso, se você desconsiderar as necessidades reais de uso da equipe para atender aos clientes com qualidade, pode acabar com um cavalo de Troia no coração da gestão comercial.
Para evitar esse erro, reúna a equipe de vendas e converse sobre as dificuldades atuais do trabalho e como os funcionários acham que isso pode ser resolvido.
Aproveite o momento para pegar indicações de sistemas de gestão comercial que, por ventura, alguém conheça e tenha boas referências.
2. Deixar de lado as prioridades da equipe
Agora que você sabe as necessidades da sua equipe e o que é realmente essencial para que ela desenvolva o trabalho, é hora de buscar opções.
Além de pesquisar sobre aquelas indicadas pela equipe, faça pesquisas extras no mercado. Porém, atenção: seja objetivo e focado na busca para reunir opções realmente adequadas.
Se você deixar de lado as necessidades do seu time, sua pesquisa pode retornar apenas opções superpotentes, com mil funcionalidades que o negócio ainda não precisa.
Para evitar esse erro, organize as necessidades apontadas por grau de importância e priorize essas características na hora de pesquisar.
Assim, você consegue uma lista de opções que possuem os recursos essenciais para dar suporte às operações de vendas do negócio.
3. Não acompanhar o processo de implementação
Você tem a lista de necessidades em mãos e na hora de procurar soluções no mercado, provavelmente, não vai conseguir encontrar todas reunidas em uma só solução.
Sempre vai faltar um detalhe ou outro. Caso você encontre um fornecedor que promete tudo, bom, vale redobrar a atenção, pois a empresa pode não agir de forma transparente.
Uma empresa realmente idônea vai propor conversas e deixar claro o que da sua lista ela oferece e o que não e, ainda, pode ajudar apontando outros recursos contidos que possam suprir suas necessidades.
Por isso, é fundamental acompanhar de maneira próxima toda a fase de negociação até a implementação para saber exatamente o que sai e o que entra no pacote de funcionalidades.
4. Exagerar na quantidade de exigências de personalização
Com um fornecedor qualificado, você terá a abertura para negociar recursos e aprimorar a proposta do software de gestão comercial.
Nesse ponto, a consistência é fundamental. Informe suas necessidades e confie nas respostas que receberá de volta. Seu fornecedor deve mostrar compromisso em atendê-lo.
Em retorno, evite exagerar na hora de passar suas ideias de personalização. De preferência, concentre essa discussão na fase de elaboração da proposta.
Isso facilita o acompanhamento na fase de implementação, pois, à medida que o acesso ao software é padronizado, os testes podem ser feitos.
Um detalhe extra importante é pedir uma seção de treinamento da empresa fornecedora para explicar para a equipe os principais recursos e como utilizar o sistema comercial.
Como encontrar um bom fornecedor de sistema comercial?
Agora que você sabe o que é, os benefícios e como implementar um sistema comercial sem erros, vem a etapa mais importante: encontrar o fornecedor ideal.
Se for a primeira experiência do seu negócio com este tipo de ferramenta, é importante analisar internamente algumas questões para poder negociar com propriedade. Por exemplo:
- Os recursos que esse sistema oferece atendem à minha empresa?
- Consigo sustentar esse investimento a longo prazo?
- As opções de contrato são flexíveis?
- Existem taxas escondidas (atenção às letras miúdas!)?
Algumas características importantes que as empresas devem priorizar, principalmente as que vão fazer o uso do sistema pela primeira vez é:
- facilidade de uso;
- variedade de planos de assinatura;
- possibilidade de fazer upgrade de recursos adicionais;
- segurança dos dados;
- suporte de atendimento ao cliente de alta qualidade.
Do que você precisa antes de entrar em contato com a empresa?
Na hora de conversar com as empresa fornecedora para escolher a melhor opção, tenha em mãos:
- Uma lista com os recursos que não podem faltar e algumas opiniões de conhecidos da sua área sobre o fornecedor em questão.
- Para enxugar a lista de possíveis fornecedores, selecione aqueles que cobrem o maior número de necessidades para marcar uma reunião.
- Use como filtro de escolha: o sistema de segurança, a facilidade de acesso e o uso e a manutenção do sistema.
Assim, sua empresa consegue atrair mais clientes e acompanhá-los com precisão durante toda sua jornada de compra.
Dica: faça um período de teste de amostra. Antes de padronizar a solução, teste o sistema comercial escolhido com um grupo de funcionários. Essa é uma forma inteligente de conduzir a implementação e solicitar ajustes nos recursos, se necessário.
Quando trocar o sistema de automação comercial?
Quem vive o dia a dia do negócio sabe exatamente quais são os principais gargalos operacionais. Algumas vezes, esse problema pode estar no sistema de gestão comercial.
Nesse caso, trocar todo o sistema comercial nem sempre é a solução. É preciso estudar a melhor abordagem e se o fornecedor atual pode oferecer melhorias.
Se o sistema atual não puder ser melhorado, aí sim a melhor opção é recomeçar e encontrar uma nova plataforma.
Como integrar o CRM com o sistema comercial?
Identificar as possibilidades de bons negócios com um sistema de automação comercial é parte fundamental para fechar transações lucrativas para a empresa.
Além de captar esses clientes com sucesso, o relacionamento depois de fechada a venda é crucial para que o serviço atenda às expectativas de ambos os lados.
É importante gerenciar cada uma das etapas e, atualmente, as empresas contam com soluções que automatizam essa tarefa e a tornam mais dinâmica.
Algumas funcionalidades de um sistema de relacionamento com o cliente (CRM) que podem ser utilizadas para complementar o sistema comercial são as seguintes:
1. Funil ou pipeline de vendas
Esqueça as planilhas desatualizadas ou sem as informações necessárias. Com um software de relacionamento com o cliente, seu funil ou pipeline de vendas estará disponível na nuvem e acessível a poucos cliques, a qualquer hora e lugar.
2. Processo de vendas
Contato > Envio de proposta > Negociação > Fechamento? Você poderá criar seus próprios parâmetros para cada etapa do Funil de Vendas, de acordo com os processos de sua empresa.
3. Follow-up de clientes
Com um sistema de gestão de relacionamento com o cliente, os membros da equipe recebem lembretes de visitas agendadas e compromisso por e-mail ou mensagem de texto, além de contar com estatísticas detalhadas de tudo o que está acontecendo na empresa, sempre à mão, onde estiver.
Qual o melhor sistema de gestão comercial?
O melhor sistema de gestão comercial é o Customer Relationship Management, o CRM. Esse software de Gestão do Relacionamento com o Cliente oferece recursos valiosos e estratégicos para gerenciar a base de contatos da marca, o desempenho dos vendedores e integrá-lo com outros softwares de gestão.
O CRM do Agendor, por exemplo, é ideal para empresas brasileiras que desejam um software que realmente entenda o mercado nacional. Ele pode ser usado de forma gratuita ou em outras opções de planos disponíveis para empresas de vários tamanhos e segmentos.
Isso sem falar que ele pode ser integrado a milhares de outras plataformas e sistemas de gestão, como gerador de leads, ERP e muito mais.
Entenda como ele ajuda as marcas em todos os momentos da fase de vendas!
Planejamento
O Agendor é ideal para obter dados valiosos para fazer seu planejamento estratégico e comercial. Isso porque, além de oferecer relatórios personalizados, ajuda a identificar:
- origens e segmentos de clientes que geram mais receita à marca;
- categorias de produtos e serviços mais vendidos;
- motivos de perda de negócios;
- e mais.
Prospecção
É possível usar o CRM para organizar, colocar em prática e acompanhar os resultados de sua prospecção de clientes. Veja os recursos que facilitam esse processo:
- organização da lista de contatos em uma cadência adaptada ao time;
- criação de múltiplos funil de vendas com etapas personalizadas;
- autopreenchimento de dados: basta digitar o CNPJ que o sistema traz dados cadastrados na Receita Federal;
- geração de leads qualificados no CRM.
Pré-venda e qualificação
Use esse sistema de gestão comercial e de clientes para descobrir as melhores oportunidades de negócios.
- campos customizados para inserir critérios de qualificação de leads, com criação de categorias e filtros avançados de funil;
- Telefone virtual + inteligência artificial (em breve).
Apresentação
Monte uma apresentação comercial de alta qualidade, 100% focada nas dores e necessidades do seu lead. Isso é possível ao acessar o histórico armazenado no Agendor, assim como o sumário de vendas mensal e semanal.
Follow-up
Nunca mais se esqueça de entrar em contato com o lead e cliente! O Agendor oferece recursos como:
- extensão para WhatsApp Web;
- lembrete automáticos de tarefas;
- fluxos inteligentes de atividades no celular;
- identificador de chamadas (mobile).
- calendário de atividades;
- resumo diário de tarefas.
Proposta
Esse sistema de CRM permite personalizar suas propostas comerciais e reunir todos os documentos em um só local. Há auxílio do portfólio de produtos e serviços, gravação automática de e-mails, histórico de negócios, etc, para facilitar sua elaboração. E mais: tem integração com o Proposeful.
Negociação
Vários recursos para facilitar a etapa de negociação com o potencial cliente:
- mapa de visitas por geolocalização;
- identificador de chamadas no celular;
- notas de áudio (mobile);
- congelamento de negócios.
Fechamento
Otimize a criação de contratos comerciais com fluxos automatizados do CRM do Agendor. É possível enviar dados de clientes para outros setores devido à integração com sistemas financeiros.
Pós-venda
Com foco em reter e fidelizar clientes, o CRM oferece funcionalidades para acompanhar constantemente sua base de consumidores, como:
- criação de funil de pós-vendas com etapas personalizadas;
- histórico de mensagens e de clientes;
- relatórios para analisar o comportamento e personalizar o atendimento;
- métricas customizáveis.
Gestão comercial
O gestor comercial também é diretamente impactado pelo uso do CRM do Agendor na empresa: ele transforma o gerenciamento dos vendedores e das vendas da marca.
Os recursos focados na gestão comercial são, por exemplo:
- visão completa do processo comercial, do pré ao pós-vendas;
- dashboard de vendas personalizado;
- mapa de vendas;
- sumário de vendas mensal e semanal;
- níveis de acesso por equipes;
- e muito mais.
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Agora é com você!
Estruturar um sistema comercial para seu trabalho pode ser um passo importante na melhoria do desempenho de vendas e no acompanhamento de todos os processos envolvidos. Escolha o seu e dê o gás que faltava no gerenciamento das suas tarefas!
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