Ter um sistema de controle de processos é a chave para alcançar bons resultados em vendas. Afinal, não basta apenas definir quais serão as etapas e as tarefas que devem ser seguidas. Um bom gestor monitora os resultados a fim de realizar melhorias e aumentar as chances de bater as metas – ou até mesmo superá-las!
Principais aprendizados deste artigo:
- O sistema de controle de processos é um software que automatiza tarefas e atividades comerciais, permitindo organizar as operações e centralizar todos os dados em um só lugar.
- Ele pode ser usado para otimizar todas as etapas do processo comercial: prospecção, qualificação, apresentação, envio da proposta, negociação, fechamento e pós-vendas.
- É muito vantajoso adotar esse sistema na empresa, já que ele possibilita otimizar processos, elevar a eficiência dos vendedores, melhorar a comunicação interna, agilizar a tomada de decisões, dar maior fluidez ao fluxo de trabalho, acompanhar os resultados e reduzir custos e gargalos.
- A melhor opção é o sistema de CRM, que oferece muito mais do que o controle de processos, integrando todas as informações referentes aos clientes e às vendas do seu negócio.
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Como você já deve saber, o controle de processos é o conjunto de práticas que organizam e analisam os resultados das operações de uma empresa. Logo, só dá para controlar o que pode ser medido. Concorda?
E é aí que entra a importância de contar com um bom sistema de controle de processos: a agilidade, a precisão e a possibilidade de monitorar indicadores de desempenho em tempo real. E, claro, identificar desafios que precisam ser solucionados, otimizando etapas.
O resultado disso é a maior eficiência da equipe. Está precisando otimizar suas operações para melhorar os resultados? Então leia até o final e aprenda o que é sistema de controle de processos de vendas, suas vantagens, exemplos e como usar um!
O que é sistema de controle de processos?
O sistema de controle de processos é um software automatizado, que organiza o fluxo de atividades comerciais, integrando dados para permitir uma análise do desempenho de cada etapa da operação.
Logo, ele serve para otimizar todas as etapas de processos de vendas com foco em elevar a produtividade, eliminar gargalos e implementar a cultura de melhoria contínua. O que leva a resultados mais expressivos e a satisfação do cliente.
Esse sistema pode ser aplicado em empresas de diversos portes, pois é personalizável e tem foco total em resultados. Afinal, o gestor consegue visualizar de modo macro e micro o que está ou não funcionando. E tudo isso em tempo real. O que torna as mudanças mais ágeis e eficientes.
Se o ciclo de vendas está longo demais e o gestor identifica que o processo de prospecção de clientes está empacado, é possível focar o olhar apenas para essa área de modo pontual.
Ou até mesmo identificar um fluxo de atividades (workflow) que está dando certo em determinada etapa do processo e aplicá-la em outras.
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Como usar um sistema de controle de processos de vendas?
Existem várias formas de usar um sistema de controle de processos. O CRM do Agendor, por exemplo, pode ser utilizado para organizar, otimizar e monitorar todas as etapas do funil de vendas da sua empresa. E tudo isso de modo simples e eficiente.
Confira a seguir para entender melhor!
1. Prospecção
O sistema de controle de processos do Agendor permite que o gestor se baseie em métricas e indicadores reais para definir o perfil do cliente ideal do negócio. Isso porque ele ajuda a segmentar o público, identificar origem de clientes com maior ticket médio e as categorias de serviços e produtos mais procurados.
E mais: ele pode ser integrado a diversas plataformas de geração de leads. Logo, de forma automatizada, os vendedores recebem os leads e podem iniciar a primeira etapa do processo comercial.
Tudo é organizado em funis de pré-vendas com etapas personalizáveis, podendo monitorar a evolução de cada contato e o desempenho do vendedor. A lista de contatos é organizada de acordo com a cadência de prospecção da sua equipe.
2. Qualificação
E o sistema ainda permite qualificar leads de acordo com critérios que façam sentido para sua empresa. Portanto, o time de prospecção se torna mais produtivo e estratégico, sem perder tempo com leads fora do perfil do cliente ideal.
Durante esse processo é possível que haja a primeira abordagem ao cliente a fim também de qualificá-lo e investigar suas necessidades, urgência em resolver seus problemas, se tem orçamento necessário etc.
Se o contato for feito por telefone, o vendedor pode inserir um resumo do que foi falado para salvar no histórico do cliente. Se for por e-mail ou mensagem de WhatsApp, o CRM do Agendor grava automaticamente, inclusive áudios!
Logo, fica mais fácil qualificar e decidir quem deve seguir pela jornada de compra.
3. Apresentação
Com a integração de dados oferecida pelo sistema de controle de processos, a etapa da apresentação comercial para o prospect é feita 100% orientada por dados.
Pois, com poucos cliques, o vendedor acessa o histórico do cliente e assim consegue criar um material personalizado, que atenda diretamente às suas necessidades e expectativas.
4. Envio da proposta
Quando chegar o momento de enviar a proposta, o sistema de controle de processos, como o CRM, é o mais indicado.
E nem estamos falando isso porque ele permite personalizar ao máximo a proposta, mas também por ter um fluxo inteligente de tarefas que sugere as próximas ações, inclusive follow-up.
Até porque o follow-up é importante não apenas depois de enviar a proposta comercial, mas em todas as etapas do processo de vendas.
5. Negociação
O sistema de controle de processos também é um grande facilitador da negociação. Ele fornece todos os dados do cliente e interações realizadas durante as etapas anteriores e, dessa forma, o vendedor pode acessar o histórico e preparar uma negociação de alto nível.
Aquela que atenda às demandas do prospect, sendo personalizada para sua empresa e o momento vivido.
E o melhor é que durante essa fase, o CRM do Agendor oferece calendário de atividades, resumo diário de tarefas, notificações de compromissos e lembretes de atividades como follow-up, e muito mais. Tudo para que o fechamento de contrato ocorra da forma mais estratégica.
6. Fechamento
Assim como todos os documentos enviados ao cliente em potencial, o contrato também deve ser personalizado.
Porém, é comum que a marca tenha alguns modelos salvos com informações essenciais para toda venda realizada. A partir deles, é só adaptar tudo o que for preciso para essa nova oportunidade.
O Agendor oferece preenchimento de dados por CNPJ, integração com softwares financeiros e fechamento de contratos com fluxos automatizados.
7. Pós-vendas
Outro modo de usar o software para controlar os processos operacionais do seu negócio é criar estratégias e acompanhar os resultados de retenção de fidelização de público.
O software de CRM apoia todo o processo comercial, desde a pré-venda até o pós-venda, oferecendo dados aprofundados do público e do desempenho da equipe, além de mostrar claramente como estão as operações executadas.
Há sumário semanal e mensal de vendas, relatórios com indicadores e métricas, dashboard customizável e muito mais meios de monitorar a qualidade das suas operações e os resultados obtidos pelo trabalho feito.
Leia também: 5 níveis de retenção e fidelização de clientes em negócios
Vantagens do sistema de controle de processos
O sistema de controle de processos oferece vários benefícios, como:
- otimização de processos;
- melhora da comunicação entre equipes e vendedores;
- maior agilidade e precisão na tomada de decisões;
- possibilidade de realizar ajustes nas operações em tempo real;
- acompanhamento integral de todas as etapas de vendas e atividades da equipe;
- maior fluidez no fluxo de trabalho;
- redução do tempo de resposta ao lead e cliente;
- diminuição de gargalos e custos;
- maior satisfação do cliente.
Exemplos de sistemas de controle de processos
O melhor exemplo de sistema de controle de processos é o software de CRM, disponibilizado em nuvem e com aplicativos para desktop e mobile, como celular e tablet.
O Customer Relationship Management permite organizar todos os processos da empresa e visualizar de forma completa a jornada do consumidor. Assim, é mais fácil criar estratégias mais realistas e assertivas.
Há ainda a possibilidade de controlar processos por meio de planilhas eletrônicas, mas dão mais trabalho para atualizar e monitorar o fluxo de vendas. Além de abrirem mais espaço para erros e esquecimentos de preenchimento de dados.
Qual o melhor sistema de controle de processos?
O melhor sistema de controle de processos é o CRM do Agendor, que possui versão gratuita e mais completa, atendendo às necessidade de empresas de variados portes e segmentos.
Ele centraliza todos os dados em um só local, fazendo integração com milhares de outras plataformas. Assim, é muito mais fácil otimizar suas operações e focar em resultados.
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